（1）来人登记
来人登记主要是针对机关和企事业单位传达室值班而言。对于办公时间或非办公时间出入机关或企事业单位大门的外来人员，无论是办理公务抑或是私人往来，对其本人及其乘坐的车辆、携带的物品，都要认真登记。登记可由进出人员自己进行，也可由值班人员代为登记。
（2）值班报告
值班期间发生重大情况或突发事件，值班人员应立即向领导报告，必要时可形成书面值班报告送审。对把握不准的其他问题也要请示相关领导，不得擅自越权处理。领导批示后，值班人员应立即落实其办理意见。值班报告要将时间、地点、人物、事项等主要情况写清楚并提出拟办意见，以便领导在准确、全面地把握事情全貌的基础上提出较为稳妥的处理意见。
（3）值班日志
值班日志以一天为单位，记录值班中遇到的情况和工作经历。凡值班期间的来人、来电、来函、领导批示及交办事项、值班人员办理事项，都要摘要记录在值班日志上；对于值班期间发生的重要事项及处理情况，要有较为详细的记录。值班日志有利于下一班值班人员了解情况，保持值班工作的连续性；有利于领导了解、检查、考核工作；有利于为编写要事急报、情况反映、每日动态、大事记等提供参考资料。
（4）接待记录
接待记录要编号，依次记下来人姓名、单位、来访时间、陈述内容和要求，值班人员姓名、拟办意见、批办意见、值班人员签名等。
（5）电话记录
电话是值班室使用最频繁的对外联系工具。举办各种重大活动，召开重大会议，邀请领导出席讲话或会议，大多数是用电话向有关人员通知；值班室反映情况、联系事宜也多用电话。对于这些电话的内容，必须认真做好准确记录。打电话通知，事先要拟好通知稿。通知稿要简明、扼要、口语化，避免或尽量少用同音字、怪僻字。在通话过程中要作必要解释，发完后要对方复述一遍并记下通知完毕时间、受话人姓名备查。接上传下，通话内容核实后，记录者要签字负责。记录电话及办理情况，要用统一格式的专用记录单。