值班人员每天都和电话打交道，少则几十个，多则上百个，要提高工作效率必须注意避免以下几个问题：
其一，避免上班时间“煲电话粥”。值班期间，不谈与工作无关之事。即便对方很熟、很爱聊天和开玩笑，也要长话短说，礼貌、适度地结束通话，以免影响工作。
其二，避免让对方“干等”。接到询问电话，有时需查找资料后才能回答，这时最好让对方先放下电话，待查清后再给对方回电话，千万不要让对方“干等”。找人也是如此，对方要找的人如果刚出去，你可在附近找一找，一时找不到，最好让对方把电话号码留下，切不可因找不到人而把电话放到桌上，让对方在电话机旁苦等一二十分钟。
其三，要避免出现“单打一”。值班室不但电话多，来人当面联系工作也多。往往有这种情况：值班员正接着电话，又来人谈工作。这时，值班人员不可只顾电话交谈，对来人不答不理。可采取两种办法：可让通话方先停一停，请客人先坐下稍等；若电话里要讲的事还很多，就告诉对方这里有客人来了，让对方先挂上电话，待客人走后再拨过去。
其四，要避免武断处理。一是遇到不明身份者要求与领导通话，可先礼貌地告诉对方：“对不起，我看他是否在办公室。”待征得领导意见后再做处理；二是遇到确需由领导直接答复的事项，问明情况后可告诉对方：“请稍候，我看他现在是否有空儿。”如领导不能立即答复的，可答复对方：“对不起，领导现在正在开会，稍候再给您回电话好吗？”
其五，避免陷入“圈套”。值班人员每天会和各种各样的人打交道，形形色色，五花八门，如有的人可能假称是某位领导的上级、亲属、老朋友，询问其家庭住址及电话，或以某上级单位领导、秘书的名义寻问某些机密情况等。对此，值班人员一定要高度警觉，以免落入圈套。
其六，对滋扰电话避免感情用事。接到滋扰电话，首先应按程序先听后答。其次，要设法查找滋扰电话号码，特别是接到攻击谩骂及流氓滋扰电话时，要迅速打开录音设备，并通知公安部门，以便抓住滋扰人。最后，要注意回话简明扼要、冷静清醒，切忌情绪激动，给滋扰人以可乘之机。