所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要领导立即知晓、决策或亲临现场处置、采取及时有力措施的问题。凡属此类情况，要毫不犹豫地立即向有关领导报告，并迅速按其指示办理。一般来说，报告程序是：首先，报带班主任或主管领导；然后，报办公室主任或秘书长；再后，根据办公室主任或秘书长的批示，报其他各位领导。非常重大紧急的情况，值班人员也可灵活掌握，直报单位主要领导，然后再根据主要领导的指示进行办理。办理过程中，遇到什么问题，工作进展顺利与
否亦要随时报告主管领导和相关领导，以便领导及时掌握事态的发展及工作的进度。遇有紧急情况向领导报告时，一定要做到“一语中的”，即要把最重要、最紧迫、最关乎全局的事实放在最前面，一语道出，引起领导充分的注意，然后再根据领导的需要将相关细节逐一叙述。
由于打电话两头不见面，也容易被社会上一些不端分子利用，如冒充“记者”“员工”等谎报重要情况等。为此，值班人员一定要保持高度警惕，万不能听风就是雨，冒冒失失地错用“谎报”信息干扰正常工作。如若接紧急情况和重大事故的报告，一定要立即通过正常渠道认真核实；要冷静地分析，善辨真伪，以免上当受骗，给工作造成不应有的损失。