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公职机关值班人员使用电话有何要求
2024/1/23 9:43:12     本站原创  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 公职机关使用电话的基本要求。

公职机关值班人员使用电话有何要求
(1)挂发电话
在电话接通后,发话人首先向对方说明自己的单位、姓名和职务,然后说明联系的事项和要找的人员,最好是请有关事项的主事人接电话。如果主事人不在,可商请接话人转达,但一定要询问并记下对方的姓名以便日后联系方便。在发话人对接话人陈述发话主要内容时,应根据不同的接话对象,把握好陈述分寸和语气。给领导或上级单位打电话,要语言规范,抓住中心,简明扼要;对接话人的插话、答复、最后的指示,均应认真记录并完整地向本单位或部门领导汇报。给下级单位打电话,要态度谦和,内容明确、要求严格。要求对方做好记录,并在通话结束时请对方复述一遍,加以核对,并记下对方的姓名、职务,以便事后查考。与同级单位商讨问题时,注意商讨的时间不宜过长,且一定要搞清楚对方的单位、姓名、职务、电话号码、邮政编码等情况,以便进一步联系。
(2)接收电话
首先,值班人员要养成电话铃声一响马上接听的习惯。接听后,要针对不同发话对象、不同发话内容做出妥善处理。
①对上级领导打来的联系工作的电话,应马上请本单位相应领导直接接听。如果领导不在,可向发话人说明情况并根据发话人意见处理,经同意可由值班人员代为转达、请领导稍后回电话,或请其他领导或人员接听。
②对上级单位打来的传达领导指示或通知等内容的电话,值班人员要问清来话单位、通话人姓名、电话,在把内容记录清楚后要主动复述一遍,核对无误,再向有关人员转达。
③对所属单位打来的请示、报告工作的电话,值班人员听完来话内容后,应把自己准备如何受理的意见说一下。如“我们马上向领导反映”“待领导批示后我们会马上向你们传达”。通话后要及时汇报,有了处理意见后立即答复来话单位。
④对基层单位和员工打来的告急电话,如报告某单位发生重大事故、某处发现异常现象等,值班人员接到这类电话要沉着、冷静,尽可能问清来话人的单位、姓名,报告的紧急事项发生的时间、地点、参与人员、发展状态、严重程度等。对一些万分紧急的事项,值班人员能够提出处理意见的,应当即对来话人提出若干处理意见。通话结束,应立即向主管领导和有关部门汇报,并提出处理预案,协助他们继续处理。
⑤对直接找领导申诉、上访、反映问题的电话,值班人员首先要认真接听,弄清大体情况后有针对性地进行处理。对确有必要由领导出面接待的,可同领导沟通情况,征得同意后,安排领导接听电话或同来话人面谈。对来话事项不需领导直接受理的,可做些相应解释工作,如“领导正在开会,你反映的问题我会原原本本地向领导转达,你愿意对我讲吗?”经来话人同意后,由值班人员把所述内容记下来,然后向领导及有关方面反映。

(编辑:admin)

标签:公职机关业务 机关值班 机关电话技巧
 
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