为保证发文分装准确迅速，秘书在分装前应对所发文件进行认真梳理。
检查的内容主要有：
（1）查公文份数
对于待发的公文要按确定的印数进行清点，检查总印数是否短缺。公文印有序号的，要注意检查是否有串号、掉号、重号现象。对打印的公文要逐份检查装订有无缺页和页码颠倒现象。如果同时分装几个公文，要根据不同的印数分别清点检查。
（2）查是否漏盖印章
印章是机关权威、责任和信用的标志，是公文生效的凭证。公文印制好以后，一般还需加盖机关印章。盖了印章的公文才生效。目前，各机关行文除党委机关有固定性文头的普发性公文可不用印外，一般正式公文都应加盖机关的印章。检查公文的用印情况，主要是检查计算机打印的公文，防止未用印的公文发出。
（3）查主、附件是否完备
机关发文常有附件。这类公文应按主件上的附注核对。特别是对带有几个附件的公文，要注意检查附件是否齐全。遇有主件和几个附件不能同时发出时，应在发文通知单上注明。
（4）查公文固定版头与发文机关是否一致
在公文印制中，有时会出现错用公文版头而张冠李戴的现象，特别是计算机打印件更易出现这种情况。一定要认真检查核对，把好最后一道关。