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办文的程序主要包括备办、拟办、批办、承办、催办、注办和回复等七个大的环节。

（一）备办

备办是办文前的准备工作，公文管理人员一是了解办文的内容，比如谁交办、谁承办、急缓程度等。二是收集有关的资料，尽可能根据办文内容，主动把历史和现实的、本地与外地的经验和有借鉴价值的资料找齐。三是填写办文处理笺（见表18、19、20）。然后将阅办件及有关资料组成一夹，交给拟办人，进入下一个环节。

（二）拟办

所谓拟办，就是领导身边的秘书或办公室负贵人阅读需办理文件后提出办理意见，供领导人审定和批示。这是给领导当好参谋助手的具体体现。它既可以节约领导的阅办时间，提高办文质量，而且可以锻炼秘书等人员的处事能力。为了使自己的意见提得准确全面，起到参谋助手作用，秘书等人员不仅要认真阅读文件，了解实际情况，而且要努力提高自己的政治素质、业务水平和工作能力。只有这样，才能达到目的。

（三）批办

批办指机关领导人对需要办理的文电，在秘书等人员所提的初步意见上作出批示，说明如何办理及要求。它是领导工作的一项重要内容，也是公文管理人员的一项重要工作。公文管理人员必须以批示内容为依据和尺度，把这项工作做好。公文管理人员在已经提出拟办意见后呈送领导批办时，应注意合理掌握送阅程序。特别是在文件数少，阅办、阅知部门或领导比较多的情况下，应按先办理，后阅知；先主办，后协办；先分管领导，后其他领导的次序运行。在这里要着重强调一下，先分管领导后主要领导这个送阅次序不能调换。因为这不单纯是一个传阅顺序问题，而是民主集中制原则在办文工作中的具体体现。比如一个下级单位请示解决当前农村中出现的几个政策性问题，主要涉及农业，财贸方面，拟办意见请主要领导和分管农业、财贸的领导审批。这时，公文管理人员应先将文件送分管农业、财贸的领导阅批后，再送主要领导同志审定拍板。如果不是这样，而是先送主要领导同志阅批，主要领导同志签批了意见再送分管领导，那将会出现一种什么情况呢？很可能是这样:分管领导要么附和地写上“同意”，要么提出一些不同意见。这样做既不利于调动分管领导的积极性，又可能增加领导之间一些不必要的协调和解释工作，搞得不好还可能出现一些矛盾，把办文工作搞得复杂化。这是文书管理人员必须注意的一点

（四）承办

承办是指按领导同志批示意见和文件本身的要求进行具体办理的过程。可以由公文管理人员直接承办，也可以由其他单位或个人承办。但不管是由谁办，都必须经过公文管理人员处理这个环节。公文管理人员在具体承办的过程中要完成这样三个步骤:

1.对领导同志批办的文件夹应及时催阅收回。领导同志由于工作忙、头绪多，可能会出现阅办文件积压或遗忘的现象，公文管理人员应进行催阅，尤其是对那些需要紧急办理的文件，要及时提醒领导同志注意，免得误事。

2.按照办文要求选择适当方式转告承办单位或个人。公文管理人员采取什么方式把领导批办的事项告知有承办单位或个人，要根据办文的急缓程度和承办单位距离远近等来确定。通常有电话转告、复印或抄录领导批示、借阅原件等。未涉及秘密内容的文件和领导批示，用电话转告比较适宜。密级程度较高又比较重要、距密较近的，请承办单位领导到阅文空阅读，有关内容可摘抄在机要文件记录本上回去办理。（记录本要进行编号、登记，妥善保管，年终清交文书部门）；距离较远的，可将领导同志的批示复印在文件批抄单上，连同文件一起（需注明阅读范围，用机要挂号寄往定期清收。特急件则应派人专送。究竟采取什么方法好，要以不误事为原则，据情而定，灵活掌握。但有一点必须注意，不管采取哪种办法都必须建立办文卡片和记录。寄发出去的应将办文卡片附上；电话告知的，应将电告日期、接电话人姓名、承办日期等记录清楚。有不少单位将阅办单和承办通知单发给承办单位（见表22、23），以利催办和备查。

为了加快承办速度，提高承办质量、各地都在大胆进行改革和探索，并取得明显效果。比如重庆市市委办公厅改进公文处理办法，明确规定:凡基层向上级请示报告，从领导机关收文之日算起，必须在15天内答复，否则视为同意，可自行处理，后果由受文单位负责。在办文中，严格实行党政分开，归口办理，一文一事等制度。通过他们的实践，证明这个办文制度切实可行。它使公文管理人员、领导、承办部门增强了时间概念，增强了责任感和紧迫感，出现了公文管理人员快送、领导同志快批，承办部门快办的局面，改变了过去那种把公文往抽屉里一锁几天不管甚至石沉大海的现象，做到了件件快回音，件件有着落。

（五）催办

在办文之中，为了避免办事拖，防止公文旅行，加快办文速度，有时必须进行检查和督促。这就是催办。及时进行催办，是公文管理人员当好参谋作助手的一个重要方面，也是反映公文管理工作效率和质量高低的重要标志之一。建立全切实可行的催办制度，对于克服官僚主义、减少文牍主义、提高机关工作效率，都有着十分重要的意义。

我们这里所讲的催办在内容与方法等方面与督办、查办有些不同。从内容上看，催办包括上级交办、领导批办、同级转办、下级请办、外地函办，侧重在“办文”上催促；而督办或查办侧重“办事”的督促。“办文”的催办，是公文管理人员的责任。从方法上看，催办主要采取电话、书面和发函等方法，而查办、督办还包括直接调查等办法。公文管理人员应该把这个区别和联系弄清楚。

催办工作包括两个方面，一是内催办，即对于本机关或本部门办文事项的催办。二是外催办，即向外机关、外单位催办。为了做好催办工作，一是要建立定范围（催办范围）定责任（由谁催办）、定期限（定期催办）的“三定”责任制。二是要完备手续。印制催办事项通知书，建立各种类别的催办情况登记册，详细登记每件文电及逐次催办的情况和办理进度。在这方面，广州市委办公厅设立“文件牌”的办法可以借鉴。他们在需催办的文件发出后，即将文件编号、内容及何时送哪位领导审批，由哪个部门办理，什么时候报结果等写在黑板上，这样一目了然，及时检查和催办；效果很好。三是催办要注意方法。公文管理人员在催办时，语气要和缓，用商量口气，不要动不动就拿机关和领导人的牌子压人。交办时，要实事求是地讲明交办事项的急缓程度，询问能否如期完成。如有什么问题要尽量帮人家解决。这样才有利于催办。四是要注意汇报。对于确有实际情况不能如期完成承办任务的和无正当理由顶住不办的，要及时地实事求是地向交办领导汇报清楚，听取领导同志意见。