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发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、封发等程序。
（一）草拟
草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程1.草拟公文的一般程序。
（1）主办部门领导向拟稿人交代行文意图、行文依据、主要事由和有关要求；
（2）拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料；
（3）拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
2.草拟公文的基本要求。
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；
（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短
（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定
（4）拟制公文，如涉及国家秘密，应当根据国家保密法和有关规定，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和具体的保密期限；
（5）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，根据实际需要确定紧急程度
（6）人名、地名、数字、引文应当准确规范；
（7）结构层次序数应当规范。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；
（8）应当使用国家法定计量单位
（9）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；
（10）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）会签
公文会签是指起草的公文，涉及其他部门、单位职权范围的，主办部门、单位对文稿进行协商、征求意见，并由各部门、单位负责人签署的程序。公文会签分为内部会签和外部会签。内部会签是指本机关主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当商得其他部门同意或征求意见。外部会签是指本机关起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。外部会签前，本机关负责人应当在文头稿纸签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如会签单位返回修改意见，本机关对起草的公文作出相应调整的，应当再次送本机关负责人明确签署意见。
（三）审核
公文审核是指对起草人拟制的文稿在送机关负责人签发之前所进行把关、修改的程序。公文由主办部门负责人审稿签名后，送办公室审核。需要机关内部会签的公文，会签后送办公室审核。
公文审核是确保公文质量的关键环节，也是办公室把关职能的具体体现办公室文秘人员核稿应重点审核:
1.是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；
2.审核起草部门是否已按规定审稿，是否需要会签有关单位或部门，税务规章和规范性公文是否需局务会议审议等；
3.审核拟制的公文是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；
4.审核文稿是否符合国家法律、法规及有关规定，提出的政策、规定是否与已发布文件矛盾或者重复
5.遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范
6.审核文稿是否需要标注密级，定密等级是否准确，保密期限是否适当。
重要的公文，文秘人员完成核稿后，应当送办公室主任进行复核
（四）签发
公文签发是指机关或部门负责人对审核过的文稿进行最后审定并签署意见的程序。签发是文件定稿形成的最后环节是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。签发公文必须遵循以下规定:
1.以机关名义制发的公文，由机关负责人签发其中，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；对涉及重要税收政策或重大问题的，由其他负责人审阅后送主要负责人签发；
2.以本机关名义制发的命令（令）、公告、通告和人事任免的通知由机关主要负责人签发；
3.以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，或者授权副主任签发；如有需要，送机关负责人签发；
4.会议纪要由会议主持人签发；
5.需要外单位会签的公文，应当先经本机关负责人签发；
6.联合行文须经所有发文机关负责人签发。其中，联合制发的上行文，由机关主要负责人或者主持工作的负责人签发
7.签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水；
8.凡未经办公室审核的公文，机关负责人一律不予签发。
签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意。
（五）复核
公文复核是指机关或单位负责人签发后的公文，在正式印制前，办公室文秘部门对公文的办理程序、格式和有关材料等进行全面检查的程序。公文复核是公文制发前必经的一道把关程序是避免公文差错、遗漏和失误，确保公文质量的重要环节。复核的重点是:审批签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当由办公厅（室）负责人复审后，征得签发人同意。
（六）缮印
公文缮印是指对完成拟制程序的公文，根据负责人签发的原稿，印制成正式文本的程序。对完成拟制程序的公文，由办公室按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意:缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动印制的版面、格式符合规定；字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订；公文所附的文件如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。（七）用印
公文用印是指在印刷装订的公文上加盖机关印章，使公文产生相应法定效力的程序。印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用印时要注意:检查原稿上有无负责人签字；加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章；用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月；印模效果应呈正面图样，清晰端正。
（八）登记
发文登记是指公文制成发出前，由办公室对所发出公文的基本特征和去向进行记录的程序。发文登记的主要内容包括:公文的份数、序号及发往单位、日期、发文字号、文件标题、密级、附件和封发情况等。
（九）封发
公文封发是指将制成的公文，由办公室按主送、抄送的去向分别装封和发出的程序。封发时应注意:清点公文份数；对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查，准确无误后再装封收件机关的名称、地址、邮编要书写准确、清晰对于急件、密件，要在封套上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记装封时，封口要严，不得用书钉装订，使用糨糊不得粘住封内公文。
公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有单位，有关单位应当配合做好公文收回工作。