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一、发文处理的一般过程

1.文稿的形式

第一，拟稿。第二，会商。公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得同意或配合进行。第三，核稿。将拟好的稿件，先送本部门或有丰富经验的秘书人员检查。第四，签发。

2.公文的制作

第一、注发。指定稿形成之后，批注缮写印刷的要求第二印第三用印或签署。在印毕的公文上加盖发文机关印章，或有关领导人在公文正本上签名。

3.公文对外传递

包括:分装、发出

二、发文办理活动的方法要点

1.文稿撰拟

2.会商

会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致会商由发文机关主动组织就有关问题协商完毕取得一致意见后应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。会商意见应签在“发文稿纸”的有关栏目内，要写明对有关内容是否同意，并亲笔签名和标明时间。会商时应注意如下诸点:

第一、协商的对象应齐全没有遗漏。为保证公文合法有效，被其内容所涉及职权的所有机关或部门都在协商范围之列，应广泛征求其意见，征得其肯定或配合。第二，协商过程中，如末就有关问题取得一致应及时向有关上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文第三，协商时可采取多种具体方式，可以“跑会”，即主动到对方驻地去面商；也可以“函会”，即向对方寄发草稿和有关

函件，请其签注意见后再寄回；也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论，取得致意见

3.核稿1

核稿的重点是:第一、是否需要行文；是否具备行文条件；发文名义是否合适，有无错用。第二，文种是否正确、规范；行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象；公文能否对受文者产生预计的影响。第三、公文内容是否合法；是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。第四，公文格式是否规范、正确；文件是否正确，结构是否齐全完整。第五，语言表达是否简明、得体、有条理；是否合乎语法、逻辑；是否准确，易于理解，没有歧义；主题是否明确显露，人名、地名、时间、数字、引文是否准；标点是否正确，字迹是否工整清晰规范第六，公文是否经过一定会议讨论通过；是否经过会商；是否需要上报。

4.签发

根据签发人的身份、地位及工作程序的不同，可分为:

正签一签发人在自身法定职权范围内签发公文。

代签根据授权代他人签发公文。

核签又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。

会签——两个或两个以上机关行文时，由各机关的领导人共同签发公文

做好签发工作，必须做到:第一，不得越权签发公文。第二，必须先核后签。第三，联合行文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。第四，必须在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见（如“发、“急发”等）并签注完整的姓名与日期，不要只签姓或只签名，不要只签姓名不批注意见。如为代签应标“代签”等字样。

5.签署

签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名。签署权为机关正职负责人所有，除特殊情况，一般不能由副职代签。

三、发文管理活动的方法要点

1.注发

第一，明确公文的具体发受范围，公文阅读的级别，标注公文的时限、密级，规定印刷份数和发出时限。第二，明确公文的制作方式。第三、给发文号。第四，进行版式设计。第五，向催办部门销办。注发的批注内容应填在“发文稿纸”的相应栏目内，并在专门设立的登记簿册或单据上加以记录。

2.缮印

3.校对

一的需校对2~3次。方法用，对校，折校，读校。

4.用印

用印的注意项有:第一，原则上以谁的名义制发公文，就用谁的印章。必要时可为下级机关的公文代章。代章时应标明“（代章）”字样。公文业务性强仅涉及某一项专项职责时，可用专用章。第二，用印前须履行批准手续，不经规定领导者签发的公文一律不予用印。第三，用印次数、以领导者批准印发的份数或常规规定的份数为准，不得随意增加。第四，印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书部门专人手中，使用时须由其监印，用毕迅速退回以照像、静电复印制成的印模，用毕应尽快退回文书部门或就地监销。第五，印章应盖在成文日期上方，并注意上不压正文、下压日期应使用质量较好的印泥作为字迹材料，除专用章外，印泥应为红色。印迹必须端正、清晰、完整。第六，用印情况须做正式记录。

5.分装

具体步骤包括:第一，由内收发人员清点份数，按领导签发意见和注发要求拣配公文第二，由内收发人员进行发文登记。第三，装封。第四，捆包。第五，将装好的公文交外收发。

6.公文的对外发出。