一、时间支配和时间浪费
时间管理不是要在规定时间内把所有事情做完，而是如何更有效地运用时间，即决定
你该做些什么事情和不该做什么事情，时间是否被自己完全的掌控。时间管理最重要的功能是通过事先的规划，获得一种提醒与指引。
（一）时间支配
首先要知道我们的时间是怎么支配的。假如你是一个管理者，将出现三种时间支配 方式：
（1）受上司支配的时间：用于完成上司下达的工作任务。对于这些工作，管理者不能掉以轻心，否则会立即受到直接处罚。
（2）受组织支配的时间：用于满足同级人员提出的积极支持的要求。若置若罔闻，也会招致惩罚，尽管惩罚并不总是直接的或迅速的。
（3）由个人支配的时间：用于完成管理者自己想出的或者同意去做的事情。然而，其中一部分时间会被下属占用，称为受下属支配的时间。剩余时间属于自己，称为自由支配的时间。由个人支配的时间不会导致受罚，因为上司或组织并不知道管理者最初打算做些什么，所以就无法对没有完成什么予以处罚。
（二）时间浪费
时间浪费在哪里了呢？同样从管理者的角度，你的时间可能在三种情形下被浪费：（1）无法拒绝外在的要求。管理者特别是主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手头的工作去做别的事情。要集合多人的努力，共同完成一份工作，就需要与别人互动和协调，外界的干扰是必然存在的。
（2）做事方法落后。我们常运用自己所熟悉或直觉想到的习惯方式、方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。
（3）周围因素干扰。周围众多干扰因素，是时间流逝的致命杀手，嘈杂声、零食、报纸、杂志、美容品、温度、安全感、方向感、氛围等，都是直接的影响因素。
邓肯集团顾问公司（The Duncan Group）负责人及畅销书作家陶德·邓肯（ToddDuncan）列举出一般人最常见的四种浪费时间的原因：
（1）多做了没有必要的工作。你之所以觉得时间不够用，主要原因在于把时间浪费在没有必要的干扰上。
（2）当老好人。这种人没有设定做事的界线和原则，不论别人有什么要求，都照单全收。为了抢生意，对于客户各种无理的要求都忍气吞声地答应，做了太多超出业务范围的事情，只会让对方得寸进尺，最后吃亏的还是自己。
（3）迷信科技产品。科技产品确实能帮助我们提高效率，但是如果做得太过，也可能让工作没效率。如果你已经有习惯的工作方式，例如你习惯用手写笔记的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去买PDA。身上有太多科技产品，只会让你疲于应付。（4）重量不重质。工作效率的衡量标准不是看你做完了几件事情，而是看这些事情的价值。以业务来说，你的工作效率不在于完成多少笔生意，而是应该就你的投入与可得报酬来看。也许今天你只拿到一笔生意，但是带来的收益可能是过去半年的业绩总和。
二、了解时间利用习惯
了解个人的时间利用习惯，才能提出改进用时习惯的措施，从而提高时间的利用效率。为此必须首先知道自己的工作习惯，需要填写活动跟踪表。活动跟踪表能够帮助你记录工作中的所有活动，在此基础上你可以总结和分析自己使用时间的习惯与效率现状，为提高时间使用效率提供条件。