公文办理的过程就也是行政管理的过程，催办和查办工作正是公文办理程序的最后环节。其有利于促进各级机关及其工作人员依法办理公文，并确保国家的法律、法规、方针政策的贯彻实施，以保证公文办理行为的合法性、正确性和有效性。同时完善和执行公文的催办和查办制度，还有助于行政机关及其工作人员的监督检查，克服官僚主义，扫除衙门作风，惩治以权谋私的腐败现象，解决有令不行、有禁不止的问题。可以说，没有公文的催办和查办工作，就无法保证办文、办事的效率。
催办工作是有特定对象的，并不是所有的公文都需要催办，需要催办的公文有：上级领导、本机关领导交办的事项或需要办复的公文；同级或其他不相隶属机关要求答复与办理的事项；下级机关的请示；会议决议中需要办理落实的重要事项；人大代表的议案和政协委员的提案；重要事故、事件；人物等专案的处理；人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项。针对这些不同种类的公文可以采取不同的方式方法。
在实际办文过程中，除了催办环节外，有时还会增加一个环节，就是公文的查办，即对重要公文的实际内容全面落实、办理的核查、督促控制的活动。查办与催办都是对公文办理进行督促检查，在督办的目的、方式方法等方面都具有一致性，但二者也有不同，主要在于：
督查内容不同。催办是对需办理的公文或有明显时限要求的公文的办理的督查；而查办主要针对承办环节，是对具有典型性、代表性的重要公文的正文信息内容的具体贯彻执行情况进行的全面督查，应实事求是地查办大事、要事或大案、要案，侧重于确保公文精神得以贯彻实施而产生的“实效”。督查方法不同。催办由文秘部门（人员）通过口头、书面或电话、电子邮件等方法催促各部门及时处理公文；而查办除了可以使用催办的方法外，通常由领导人授权专门人员针对专门事项，组织专门力量，调查研究，认真核查、督查该事项的贯彻执行经过和状况，检查结束之后，应向其领导部门或领导人如实反馈督办过程和结果。