一、接收人民来信
主要包括拆封、装订、盖戳。当日收信，当日拆封，并加盖收信章。拆封，首先要按收信人单位、姓名和发信人的地址检查一下来信，看是否属于自己所受理的范围，以免拆错，拆封时要注意：
（1）信中如夹带有证件、现金、票证或其他贵重物品，要逐一清点核对，妥善保管，防止丢失。
（2）要保护信封和邮票、邮戳的完整，以便佐证投信时间和地址、供处理来信反映问题所要求的时间参考和复信的地址需要。若发现原信封无邮票，应说明。
（3）来信如缺张少页，应注明。
（4）如来信要求保密，应予尊重，不得任人翻阅。
（5）装订时，信纸与信封一并装订，信纸在前，信封在后，在上级机关和其他部门附转办单转来的信件，转办单、信封要与原信一并装订，转办单在前，信封在后。如果来信页码是颜倒的，要按照顺序调整过来。装订后，要在信的右上方空白处盖收信日戳，收信日戳应有收信单位名称和收信日期。如无收信日戳，也要另行注明收信单位和日期。
二、阅读人民来信
阅信的日的在于弄清来信内容。对于人民来信，只有细心阅读，了解全篇内容，才能作出恰当的处理。所以，阅读要集中精力，认真细致，要逐字逐句地体会，理解和掌握来信者的意图、要求及反映情况的各个过程。并根据来信内容和要求，提出拟办意见。阅信要注意：
（1）要注意上访人因受文化水平限制，信的内容语无伦次，缺少逻辑和精神病患者的来信。如怀疑来信人有精神病，可请有关单位予以确认，再作处理。（2）对重复来信，如不是内容完全相同的印刷信或复制信，都应同初次来信一样阅看，以免出现差错。
（3）来信中的急件，内容重要的要作为重点进行登记处理，对反映某方面重要问题的，应进行摘录或建议简报反映。
三、人民来信的登记
就是在来信登记卡片或来信登记簿上按照项目填写来信的基本情况。字迹要工整清楚，用词要简明准确，条理分明，不失原意。要登记的主要内容有：（1）写信人的姓名、职业、职务和政治面貌，以及信中涉及的主要人物的情况。
（2）信寄出的时间，收信的时间，所反映问题的发生及过程的时间。
（3）写信人的住址和工作单位，所反映的问题涉及的主要单位，由其他单位转来的信，应注明转信单位。
（4）来信的主要内容，一般采用摘记的方法，写明来信反映问题所发生的时间、地点、主要情节和过程，涉及的单位和人员，来信人的要求和愿望。注意做到既要概括全面，又要抓住中心。
在登记时还应注意到几种情况的处理：
（1）遇到与前信内容相同的重复来信，要注明收信时间、数量、办理情况，倘若有新内容，则应补记；
（2）对随信寄来的证件、现金、票证或其他物品，应逐一登记清楚；
（3）如来信有领导批示、上级发函或已有处理结果和已向上级机关作了汇报的，应予注明，以便查找。
（4）经办人员要在登记卡片或登记簿上签署姓名，以示负责。
四、转办
转办就是受理来信机关和信访部门的机关秘书，根据来信反映问题的性质，按照“分级负责、归口办理”的原则，转交给有关地区、部门或单位处理。这是处理人民来信，特别是上级领导机关和信访部门处理人民来信的一种重要方法。转办信件常用的方法有三种：一种是统转，即将转给一个地区和部门的信件，装在一起集中转出；一种是单转，即将一封来信单独转出；一种是函转，即对一件或数件重要来信附公函转出。
机关秘书在转办人民来信时，还应注意几个问题：
对揭发、控告信件，要转给被揭发控告单位或它的上一级机关和领导人，问题重大的，原信一般不要下转，可用摘抄转办的方法处理，不要公开来信人的姓名和单位。
对反动信件，在呈送领导审阅后，转公安部门处理，严防扩散。
对危急信件，要用电话、电报或其他方法通知有关地区或单位采取措施。做好工作，然后将原信附函转出。
既无实际内容又无参考价值的来信只收不转。
对信中附有的现金和原始证件，分别以汇单、挂号或机要件退回，严防丢失。
匿名信要同具名信一样处理，该转的应按要求转办。
1.复信
给来信人复信，是指受理人民来信的机关或信访部门在收到人民来信后，给来信人回信，宣传政策、做思想工作、告知处理情况、答复处理结果。作为领导机关和处理人民来信的信访部门，收到人民来信后，除匿名信和反动信件外，原则上都应复信，做到件件有问音。具体的复信应根据以下几种情况，酌情处理：反映的问题按政策规定不能解决的，要复信宜传政策，讲明道理；
提出发明创造和合理化建议，有参考价值的，应复信鼓励，并说明处理情况；对上级领导机关提出批评意见的，可在领导作出正确处理之后，复信表示感谢，告知处理情况；
对咨询政策性问题的来信，复信给予具体的、准确的解释和答复；
对附有钱、票、证件等物的来信，复信告知下落；
对来信转交有关地区或部门处理的，复信告知来信人直接同承接单位联系。对外国人及外籍华人、华侨和港澳台胞要求解决私人问题的来信，一般不要直接答复来信人，可口头答复其在国内的亲属、亲友。确需答复本人的，可请县级以上外事或侨务部门出面答复。
2.催办
对立案交办的案件，要及时催促承办单位按期结案上报，对一些疑难案件，要深人承办单位进行检查督促，参与研究案情，给予帮助指导。
3.立卷归档
对立案交办和自查的案件，按来信人立卷，分年组卷，移送档案部门统一保管。