一般来讲，大型会议活动，设立秘书处（组），负责会议活动的全部组织、指挥、服务、保障工作。秘书处（组）是工作机构，上面应明确领导机构，比如大会主席团或主席团常委会等。秘书处（组）下面的各组（部），则分别完成不同的任务，秘书处（组）主要负责会议活动的总体筹划、综合协调、会务文件起草等工作；文件材料处（组）主要负责领导讲话、会议文件材料、典型材料等；简报快报处（组）主要负责会议活动简报、快报、情况反映等；安全警卫处（组）主要负责事先安全检查、保密检查，事中安全保卫工作、保密工作、会议活动信访工作等；生活总务处（组）主要负责会议活动伙食、住宿、用品、经费报销等；文娱活动处（组）主要负责会议活动的文化生活，如电影、演出、文体活动等；交通指挥处（组）主要负责交通线路检查、交通指挥及车辆安排等；新闻报道处（组）主要负责会议活动的新闻报道工作、接待中外记者等；卫生医务处（组）主要负责会议活动的医务保障等。为了明确职责，可以形成会议活动机构及其工作人员的工作职责、工作规则、工作规范、会议事项等会务工作文件，以便增强执行职责的严肃性、自觉性，也便于对相关工作加强督促检查。