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电子公文运行要求及格式注意事项
2019/10/9 8:52:44     公务员考试招聘网  浏览次数:                                字号:T | T
[ 导读 ] 最新公文运行要求。

电子公文运行要求及格式注意事项
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无纸办公是信息时代工作管理的一个重要特征。电子公文是无纸办公的一个具体实施,不仅节约能源,还大大节约了人力资源,大大提高了工作效率。
本节,主要介绍电子公文运行的基本要求、注意事项以及相应的安全保卫工作,书后收录了《中国人民银行系统有关电子公文的管理办法》,以供参阅
一、电子公文运行基本要求
电子公文运行的基本要求包括四个方面:传输要求、录要求、发送要求和接收要求。
(一)电子公文传输要求
电子公文的传输,必须使用统一的电子公文编排软件进行传输。这是说,在一个系统内部,在上级与下级之间,平级之间,无论是发文还是收文,所使用的电子公文编排软件,必须统一。比如中国人民银行系统,所使用的电子公文编排软件,是方正软件。这样做的目的,不仅是为了发送与接收电子公文的顺利与快捷,同时也是为了确保电子公文的准确无误与安全。
这一要求的布置与落实,由该系统最高公文管理机构负责所属下级机关,必须按照要求认真落实。
(二)电子公文录入要求
电子公文录入,有两个具体要求。
1.电子公文录入,必须任用专职人员进行录入。这是说,任用的人员是专一的和稳定的,不应随意指派人员录入,不应经常变动这是对电子公文使用单位的领导提出的要求。
2.电子公文录入人员的联责是,负责电子公文的录入、编辑和排版,同时负责指定电子公文文头及公章在电子公文中的明确位置。
这一要求表明,电子公文录入人员有以下五项职:
(1)录入电子公文
(2)编辑电子公文;
(3)给电子公文排版;
(4)指定电子公文文头位置;
(5)指定电子公文公章位置。
要强调的是:电子公文的文头必须是红色。其所在位置被录入人员明确指定后,其他人员不能随意移动;电子公文公章位置也一样,一旦被录入人员指定,其他人员不能随意移动。
(三)电子公文发送要求
电子公文发送,有两个具体要求。
1.电子公文发送人员,应该是专职发送人员。这是说,电子公文发送人员不是电子公文录入人员,也不是其他随便什么人员,而是电子公文发送的专职人员,其专职负责该项工作。这项要求既是对电子公文发送人员的要求,也是对电子公文使用单位主管领导提出的要求。主管领导首先要把好这一关,指派专门人员负责该项工作。
2.电子公文发送人员对于电子公文的发送,必须依照下列7个程序实施发送:(1)手里必须持有电子公文的纸质清,必须依据纸质清样发送;
(2)必须使用指定的电子公文传输系统连接需发送的电子公文及附件,不许使用其他系统连接;
(3)打包盖章;
(4)选定发送范围;
(5)定义打印份数及相关附注信息;
(6)最后审校被发送电子公文内容,确认正确无误;
(7)实施发送。
(四)电子公文接收要求
电子公文接收,有两个具体要求。
1.接收电子公文,像录入电子公文和发送电子公文一样,须设有专职接收人员,其他人不得随意充任。这是对电子公文使用单位主管领导的要求。主管领导要把好这一天。
2.电子公文接收人员的主要职责如下:
(1)及时接收电子公文,确保不延误;
(2)按照规定的打印份数进行打印;
(3)按照规定对打印好的公文进行装订处理;
(4)及时填写单。二、电子公文运行注意事项
电子公文运行,有三个需注意的事项。
(一)一定要建立电子公文传输、收发登记制度,对所有收发的电子公文进行认真登记,以备查询和检查。
(二)负责电子公文传输工作的联系人、联系电话发生变史时,须及时报告上级主管部门,及时更换备案。
(三)对于节假日前传输的特急电子公文要及时接收,并将接收情况及时用电话告知对方。
三、电子公文运行安全保密工作
电子公文运行安全保密工作,有以下八个工作原则。
(一)必须设置电子公文传输系统专用机房,并作为机要重地,明确要求非有关人员不得随意进入。
(二)在电子公文专用机房内,必须单独配置微机,用以专门发送和接收电子公文。
(三)电子公文传输系统各环节操作人员必须严守机密,不得向无关人员透露操作程序、公章密码。
(四)电子公文用户的IC卡、印章电子磁盘,必须有专人保管。
(五)电子公文操作人员必须及时发送和接收电子公文。有关人员不许随意扩大电子公文阅读范围和延误办文时间。
(六)印有发文机关标识和印章的被废止的电子公文的纸质文本,要及时收回并销毁。同时,在电子公文传输系统上删除该电子公文文,并注明删除原因。
(七)在接收到代传送的电子公文时,如果在主送栏、抄送栏里均没有本单位,传送完毕,须及时删除该电子公文文本。
(八)为防止受到计算机病毒和网络黑客攻击,电子公文传输系统操作人员必须严格遵守如下6项规定:
1.严禁将电子公文专用计算机与互联网连接;
2.严禁在电子公文专用计算机上玩电子游戏;
3.严禁在电子公文专用计算机上进行与传输电子公文无关的操作;
4.严禁在电子公文专用计算机上使用来历不明的软件;
5.使用电子公文软盘传输电子公文以前,在电子公文专用计算机上,首先必须对该软盘进行杀毒处理;
6.电子公文专用计算机传输系统在操作时如遇异常情况,操作人员须及时与技术部门联系,及时发现隐患,及时解决。

(编辑:admin)

标签:公务员电子公文 电子公文格式 公文格式范文
 
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