准确把握书写速度与书写质量的关系，是提高书面写作质量，充分发挥其有效性的重要环节。当时间比较充足时，要以书面写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，做到“该出手时才出手”。当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，采取赶写“急就篇”的方法，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，随后有时间再充实材料、修改语句。书面写作语言讲求严谨、简洁，要想提高书面沟通中的书写速度与书写质量，应有意识地多做一些练习，多选读一些范文。
1．避免书面沟通常见问题。书面沟通的有效性跟沟通者的文字语言表达能力和写作技巧有关。书面沟通的常见问题是：喜欢使用专业术语和人们不熟悉的略语，没有考虑到接收者的理解能力。一些书写者在报告中省略结论，或把结论搞得含糊其词，或行文拖沓、语法不通和错别字过多等。因此，一些研究者建议：使用简明的词和词组，使用人们熟悉的词汇，多加说明、多举例和多用图表，句子和段落要简短，开门见山、逻辑清楚，避免废话等。
2．通过阅读积累素材。积累素材的有效途径，就是平时要多读书，多看报纸，包括古今中外、正面反面、政治理论、方针政策、舆论导向、经济文化、经典讲稿、优秀公文等，以丰富书面沟通时的词汇量。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着“应该怎样写”。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。”巴金也曾就阅读对写作的密切关系时说，读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，
要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。通过阅读和积累，可以使写作者博采众长，多方面地学习、借鉴别人的写作方法和技巧。写作者本人应认真学习各类优秀文稿和材料，仔细把握它们的写作规律，留意学习和借鉴这些优秀稿件在逻辑结构、语言文字、理论素养等方面的长处和经验，消化吸收，争取融入自己以后的文稿起草工作中去，例如总结、报告、汇报材料的开头和结尾往往有一些程式化的范文格式可供初写者借鉴或参考，以尽快提高自己的行文能力。
3．掌握各种写作技巧。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”在接受写作任务时，一定要认真地听，详细地记，积极地思考，真正理解写作的动因和目的，及时地提出问题，如行文对象、行文主旨及原因、行文时间及地点、行文格调及文种等主要问题都要问清楚、想明白。如果对上述内容理解模糊，则需写作者要充分发挥主动性，重复发问，勤于思考，使写作任务经历一个从萌发、成熟到完善的过程，使写作意图系统化、具体化、完善化。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，这样他们可以下笔如神，妙笔生辉。
4．加强写作练习与交流。清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说“谚云读书十篇不如作一篇”，“学人只喜多读文章，不喜多做文章；不知多读乃藉人之工夫，多作乃切实求己工夫，其益，益相去远也”。所以写作者不仅要多读，更要重苦练，任何好文章都离不了苦练。书面文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的。练习写作时，可以先从通知、大事记、会议纪要等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展，也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、模式化的文体拓展，还可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展，这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，增强写作信心。写书面写作还要反复思考，不断修改，才能使文章逐步接近完善，才能使写作水平在修改过程中不断得到提高。此外，在办公室读书、看报、上网学习积累固然重要，但是走出去，深入基层，深入群众同样是一种锻炼和提高自己写作能力的实践途径。撰写者与写作内容有关的人员交流得越多，沟通得越充分，你对写作内容的认识就越深刻，写作起来就越得心应手。同时，要重视你的上司或同事的反馈信息，并就写作方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。