催款函应当涵盖标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款五部分。有时候，催款函也可以将不付款的法律后果写进去。
（1）标题和编号。催款函的标题一般用“催款函”三个字作为标题，如果比较紧急，则要在标题写上“紧急”二字，另外，要在标题中加注编号，以便其作为凭证时，方便查询，如《催款函（第二号）》。
（2）催款和欠款单位的名称和账号。在这一部分中，要十分确切地交代清楚双方名称和账号、催款单位地址、电话及经办人姓名，双方开户银行名称及账号。
（3）催收内容。主要应该交代清楚双方发生欠款的原因、日期、金额等方面的信息，方便欠款方明确情况，及时交款。
（4）处理意见。这部分主要是收款方为了维护自身的合法权益，友好地了解欠款原因，并提出逾期不还的处罚措施。比如，要求欠款方说明欠款原因，重新确定一个交款时限，如果到期还是没有及时交款，那么应该采取什么样的措施。
（5）落款。这部分主要是写清楚催款单位的全称并加盖公章，注明发文日期。
催款函写作的注意事项
一是催款方的相关信息一定要准确无误，以便欠款方及时缴纳欠款。
二是催款的语气要根据情况的变化适当调整，尽量既达到催收的目的，又不激发矛盾。三是催款函一定要把相关的时间、金额、银行信息等交代清楚，不要出错，以便交款方及时交款。