“四分四注意”立卷法指的是：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题联系的准确性，结合运用文件的其他特征；分保管期限，注意保持问题的完整性。在“四分四注意法”中，后一“分”是在前一“分”的基础上进行的。首先是分年度，然后是分级别，再次是分问题，最后是分保管期限。他们共同构成了一个有机的整体，不能主观地改变四个要素的逻辑关系。在每一“分”中，要充分考虑与该特征关系最密切的其他特征，以保证分类的科学、完整、有序。“分年度”，要注意在文件形成年度与文件内容针对年度不一致时，应将文件归入其内容针对的年度，如《××部2014年工作计划》形成于2013年12月，但文件内容针对的是2014年度，该文件应归入2014年卷。“分级别”，不能机械地把所有文件按上级机关、下级机关、平级机关和本机关立卷，而是要充分考虑上下级文件的联系，要把与本机关工作联系紧密、不可分割的外机关来文与本机关文件一起立卷，把与本机关无密切关系的文件按上级机关、平级机关、下级机关立卷，如上级机关的普发性文件，与本机关业务联系不紧密，应归入上级机关文件卷；上级机关针对本机关制发的批复、批示、决定、通知等文件，与本机关关系紧密，不可分割，应作为本机关文件的有机组成部分统一立卷。“分问题”，就是要以文件的问题特征为主，结合文件的作者、时间、名称等其他特征，注意把握好性质相同、相近问题的处理，灵活选择问题的大小、主次，使案卷全面反映出文件之间的固有联系。“分保管期限”，不能机械地按5年、10年、20年或短期、长期、永久来划分文件的保管期限，而不考虑同一问题文件的完整性，要充分考虑文件对机关团体现实工作的利用价值和日后查考研究的价值，合理划分文件的保管期限。