电话稿的撰写和电话记录的整理程序正好相反，它要求在秘书于通话前写就，通话中传达给对方。有些电话的通知事项比较简单、明确，通话时能传达清楚，可以不撰写电话稿。但是还有一些是通过电话传达领导人的某个重要指示和意见，或是通知某项重要事项。这就要求秘书必须于通话前撰写电话稿。完整的电话记录由三个部分组成：
其一，接电人的职务、姓名、接电时间（必须具体到年、月、日、时、分，这是办理紧急电话分清责任、以备查考的需要）；
其二，发电人的单位、姓名、职务、电话号码，因为撰写电话稿的专人秘书因各种原因，有可能委托他人代为通电；
其三，电话内容，这是电话稿的核心。首先，要注意做好概括与交待，要写明根据什么指示与批示，或者根据什么人的意见，传达什么内容；然后，以精炼的语句叙述具体内容，注意不要讲述问题的详细情节，不要进行议论和评说。有些重要内容还要求照本宣科、一字不漏地传达清楚。对对方没有听清的地方，可以稍作解释，但不可任意发挥。重要的通话要求对方进行复述，通过复述修正对方没有听清的语句。电话稿的撰写应注意避免同音字可能带来的误解和歧义。全部通话结束后，专人秘书应检查有无漏掉应通知却忘了通知的单位和人员。通话中，对方可能提出一些问题或疑问，如果涉及电话稿撰写中的疏漏，应立即改写电话稿，并告知已通知的单位。