（1）标题
慰问信、慰问电的标题由发文机关名称、受文对象名称和函电名称组成，如《中国红十字会致土耳其xxx联合会的慰问信》；或由发文机关名称、事由和函电名称组成，如《中共中央、国务院、中央军委就扑救呼伦贝尔盟森林大火取得决定性胜利的慰问电》；也可以只写“慰问信”、“慰问电”，省略其他内容。
（2）正文
正文视被慰问对象的具体情况而定。如果对方是在病中，或遇到意外灾害，遭受重大损失，应首先向对方表示安慰和鼓励；然后可表示愿意在某些方面尽力提供帮助；最后表达心愿和祝福。如果是节日慰问，则首先应向对方表示节日的问候，或表达关怀与思念之情；然后着重赞扬对方所取得的成绩、作出的贡献；最后表示殷切期望和良好祝愿。
（3）落款
落款签署发文单位全称，以领导个人名义发出的，应在姓名前冠以职衔，最后注明年、月、日。
写作重点提示
慰问信、慰问电的行文不宜过长，表达感情要真挚，措词要亲切、热情，语言朴素、自然，不多空谈。使受文者得到安慰，感到温暖，受到鼓舞，使函电产生预期的效果。