起草工作总结的准备工作，最关键的一条，就是要详尽地占有材料。起草讲话稿和贯彻上级精神的文件，有上级领导讲话和文件作为参照，有领导意图作为依据，而工作总结没有其他东西可参照，全靠事实说话，没有事实就无以形成工作总结，凭空捏造不行，真假混杂也不行，只有老老实实地、原原本本地把材料抓到手。
第一，掌握材料的渠道要宽。有些同志以为，材料嘛，有各地各部门交来的工作总结，还有平常送交的信息、简报、报表等，把它们收集起来，凑一凑、理一理，不就得了？这种看法是不对的。当然，凭这些材料形成一份工作总结，也许并不困难，但它们毕竟是纸面上的东西，只是材料的一个方面，而不是全部。收集材料还有一些重要渠道不可忽视，如；实地调查，掌握第一手资料；听取群众意见，收集社会反映；查阅有关综合部门的动态分析材料，尤其是反映问题和不足方面的材料；注意掌握领导同志对工作情况的分析和对工作成效的评价，尤其是分管某项工作的领导，他所掌握的情况更详细，看法也更带权威性。只有多渠道了解情况，才能使材料全面、具体、丰富。即使有些材料不一定能成为题材，也要注意收集，因为从把握事物发展全过程、总面貌的需要来看，任何材料都不会显得多余，更何况，有的材料看起来不重要，写作时说不定又需要用到它呢！
第二，事实要搞准。实事求是地反映情况，是起草工作总结的起码要求。我们常说统计数字要注意打假防假，其实对工作总结也要注意打假防假，因为工作总结也反映政绩，如果搞假数字、假典型、假经验，同样贻害不浅，不仅使自己的工作情况和效果失真，更有害的是使上级对该地区该部门的工作评价失真，甚至会给领导决策提供错误依据。为什么我们不能仅凭下级送交的工作总结来了解情况呢？道理也在于此。应该说，多数地区和单位是会实事求是地总结自己的工作的，但的确有的工作总结与事实有较大出人，有一定的水分，没做的说成做了，做得一般的说成做得很好，还出了这样那样的经验，说得天花乱坠，到那里仔细一看，根本不是那么回事。如果我们仅听这一面之词，就容易出偏差。所以一定要十分注重材料的真实可靠性，对重要的材料要认真核实。尤其在需要列举典型事例时，要搞清楚这个典型是否真有那么好，能不能站得住脚，写上去人家服不服气。列举数字同样要注意这一点，不能想当然，不能统计加估计。如某市的造林绿化工作总结就曾出过这样的问题，按各县市总结上报的数字，6年累计全市新增造林面积284万亩，已经超出本市的山地面积了，这不是跑到别的地区山上造林去了吗？当然不可能，数字有假。于是要各县市重报，结果降到197万亩。总结上报到省林业厅，省厅领导还是不敢相信有如此“辉煌”的成就，搞了架飞机到该市上空转了几圈，遥感仪显示的数字是：新林老林加起来才140余万亩！结果该市林业局局长不仅没领到奖，还受到省厅通报批评。这个例子就说明：工作总结列举数字一定要真实，要搞准。
第三，对来自各方面的材料要进行综合分析，从总体上、宏观上把握事物发展的态势和特征，从而得出正确的结论。上一级的工作总结，毕竞不是下一级工作总结的简单相加，而要从中找出带共性、规律性的东西，由此体现全局工作的总体面貌。比如经济工作，各基层单位各有各的举措和特点，成效、体会都不一样，那么从全局来看又是一种什么状况？是喜大于忧还是忧大于喜?是富有特色还是流于一般化?又如开展某项阶段性活动，虽然各基层单位在步骤、方法上都是按上级统一部署进行，但做法、效果肯定不是整齐划一，那么从总体上看又是怎样呢？有没有达到预期的目标?哪些问题解决了、哪些问题还没有解决？所有这些，首先要在综合分析的基础上作出总体判断。如某市政府年终工作总结，开篇就是：“2016年是实施“十三五”计划的起步之年，是我市经济社会发展在新常态下取得新进步、新突破的一年。按照稳中求进、进中求好、好中求快的总体思路，各级干部开拓进取，扎实苦干，难中求胜，圆满完成了年初预定的各项任务。”这样的判断就来自综合分析，它等于给全年的工作成效定了“调子”，也为具体内容的展开提供了依据。没有这种判断，整个材料就成了没有“主帅”的“散兵游勇”，变成零碎的情况罗列，这样的工作总结必然是不成功的。可见，在起草总结之前，对情况的透彻分析和总体把握是必不可少、至关重要的。