随着现代经济管理内部网络的日益完善对外辐射功能的日益强化，管理环境中的那种僵化、封闭的点式结构，单纯贯穿上下的线式结构，局限于块块的面式结构，正在被全新的立体结构管理模式所取代。这一变化既向作为管理主体的领导层提出了更高的要求，也向商务文书的写作者提出了挑战。
商务文书的写作者如何迎接这一挑战，如何使其所撰文书在现代管理活动中起到应有的作用，我们认为除了具有良好的思想素质、品德素质以及个性心理素质之外，还必须具备以下三个方面的修养。
一、思维素质
商务文书写作者作为经济管理活动中的管理主体之一，努力提高自己的思维素质是提高整体素质的基础。商务写作者较完善的思维素质应具备以下几个方面的特征。
（一）定向辐射性
不人云亦云，不为外界干扰所左右，独立瞄准方向和目标。能熟练地运用逻辑与非逻辑的思维方法，善于透过现象抓住本质，深入探寻规律，并能比较正确、全面地认识与把握规律。
（ニ）全方位开放性
从点式、线式、面式思维的局限中突破出来，将思维触角伸向外部空间的各个方位，对新事物、新领域、新知识有高度的敏感性。保持强烈的好奇心，具有丰富的联系力和模拟力，在比较广泛的领域内进行全面综合的思考。
（三）灵活敏捷性
不从现成的公式结论出发，对外部立体环境网络中出现的新矛盾、新问题，善于灵活变通。既能对它作出快速灵敏的反应，准确有效的判断，又能以它为中心，进行多向的联系思考，做到综合反映。
（四）定量预见性
不仅仅以定向思维为满足，还要进一步推进到定量思维的阶段，使定性思维达到精确化的程度。再以这个精确化的程度为基点，进行高瞻远瞩的预见，达到处理解决问题的目的。
二、知识结构
知识结构是思维素质的外化形式。在现代经济管理活动中，商务写作者如果没有广博的知识和合理的知识结构，就达不到思维素质优化的要求。具体说来，商务文书写作者应注意以下几点。
（一）纵向知识
所谓纵向知识是围绕商务活动、与写作行为相关的各种知识。这种知识一般也可称为基础知识。它包括这样几个方面:
1.写作学的基本知识。如有关的材料、主题、结构、语言等方面的要求或原理，文体的分类等。
2.商务文书写作的总体过程，即从准备起草、修改、审定到校对、缮印、用印、封发的全过程中，每一环节上的有关知识，以及商务文书处理流程中各环节上的有关知识等。
3.在具体撰写及处理商务文书时的某些规定性知识，如用纸、用墨，特定的款式，数字的用法，引文、注释、图表和提要等的技术处理。
（二）横向知识
所谓横向知识是指以经济管理学为基点的各类相关学科的知识，这种知识一般也称专业知识。
商务文书写作与现代经济管理密不可分作为商务文书的写作者首先要成为现代管理专家，这就需要懂得现代经济管理的基本理论，如了解经济管理的对象、方法和技术，熟悉经济管理过程和组织等等。除此之外，还要掌握诸如世界经济学知识、国际贸易知识市场学知识、商品学知识以及金融、财政、税务、投资、法律等方面的知识。
（三）交叉知识
所谓交叉知识是指与纵向知识和横向知识均相关联的知识，一般也称为辅助知识，能起到将纵向知识和横向知识融会贯通的作用。交叉知识包括以下两个方面:
1.一些交叉学科或称边缘学科的知识，诸如信息经济学、管理心理学、行为学运筹学、传播学等等。
2.有关方法论方面的知识，诸如信息论、制论、系统论、熵的理论、耗散结构理论、模糊数学理论、混沌学以及宇宙全息统一论等等。
总之，商务文书写作者需要具备多层次的、专与博相结合的知识结构。但人的精力总是有限的，不可能面面俱到样样精通。这就需要根据自身的情况和所从事的实际工作，有所侧重，有所选择。
三、表达能力
表达能力是管理实践中沟通信息、对管理全过程进行有效控制的主要手段。没有它就不能把管理主体的意志有效地传递给管理组织的各个层次，也就形成不了一种立体网式的管理结构。具体说来表达能力主要表现为以下六点。
（一）选材能力
为了写好商务文书需要搜集许多材料，但是能够用得上的材料只是很少的一部分。从搜集到的大量的材料中选取最有价值的一小部分材料，准备写进文书中，就是材料的选择。重视材料的选择，一是要在材料的分析上下功夫，二是按照系统的方法，通过比较决定材料的取舍。
（二）立意能力
立意能力也就是确定主题的能力，指商务文书写作者在长期的经济管理活动中，或在调查采访中，通过掌握大量的感性材料，对材料进行区分、整理、筛选，剔除无使用价值的内容，保留真实、适应、合理的部分，经过不断思考和反复研究，由感性认识跃进到理性认识，从而形成一个统摄这些材料的见解的能力。
立意能力又包括限制主题的能力和深化主题的能力。所谓限制主题，是指在一份文书中，能“抓住一点，不及其余”，即针对最关键、最重要的问题阐明自己的态度或看法。所谓深化主题，是指为了使文书所表达的观点态度和对人对事的分析、评价得到人们的认可对其他单位、其他工作或其他人有普遍的指导意义和启发作用，使已确立的主题有一定的思想深度和理论深度。
（三）谋篇能力
谋篇能力是根据表达商务文书主旨的需要和人们的认识规律，分析材料的主次、安排材料顺序的能力。
文书的结构具有两重含义，一是宏观结构，即商务文书的总体构思、大体框架；二是微观结构，即商务文书的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次、详略的具体设计。各类商务文书有着各不相同的结构类型，谋篇能力的强弱具体取决于这么两点:一是对结构方法的熟练程度；二是对结构原则的把握程度。
（四）语言能力
语言能力是商务文书写作者自觉进行思维、选取材料、形成观点，再物化为书面表达的能力。除了最基本的识字用字能力遣词造句能力外，作为商务文书写作者还应特别注意对语体把握能力和数字表达能力的培养。语体把握能力，是指由于文书的性质功用不同而在语言运用上所表现出来的各种独特的语言体式的能力。如表述工作研究成果的各种调查报告、预测报告、经济活动分析报告，以及一些技术性较强的产品说明书等，应当运用准确严密的“科技语体”来表达科技语体不仅要求用词准确，注意同义词的细微差别，区分词语的感情色彩，还要求造句准确，选择恰当的句式和语调；不仅要适当运用专业术语和富有理论概括色彩的抽象词语，加强判断的准确性，还要多用长句、复句，增强判断的严密性和推理的逻辑性。反映企业经营活动态势的商务信息、诉诸于消费者的商品广告等，具有鼓动性宣传性的特点，则应当运用形象生动、具体可感的“宣传语体”来写。宣传语体要求灌注感情，刻画形象，注重文采。
数字表述能力，是指商务文书常常要求运用准确的数字使材料具有科学性和说服力。人类对客观事物的认识更多地走向定量方面，是现代社会生活的一个重要标志。商务文书要反映数字、说明数字，要从数字中发现问题、分析问题、寻找解决问题的对策和措施。如正确使用绝对数、比较数、平均数、参数、系数以及基数、序数、分数、小数、倍数等，明确“以上”、“以下”、“不足”、“超过”、“小于”、“大于”等数字的范围概念，以免给读者造成疑窦。
（五）图表显示能力
图表是商务专业类文书简洁而有效地表述某种资料、描述相关动态或结果等的必不可少的手段。图表分表格、柱状图、曲线图、圆形结构图等。一份好的图表可以把非常复杂的语言难以表达清楚的问题准确地表达出来。因此，写作者应充分重视图表的设计和使用，力求科学、实用、清晰和美观。
（六）文面规范化能力
文面规范化是针对所有的书面表达而言，但对于商务文书写作来说，显得尤为重要。主要包括用纸、用墨、字体、文面设计以及标题、序码、注释、引文、标点等的安排和使用。