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公文办理完成后，由机要人员暂时保管，需在指定地点有序存放，一般每年年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节也是非常重要的环节。机要人员与档案管理员在交接归档文件的过程中应相互配合，仔细审核归档文件的真实性、完整性和安全性，做到无缝衔接、安全、无遗漏的完成文件归档工作。
文件保管和归档工作涉及文件数量大、种类杂，需要管理人员有较强的责任意识和安全意识，能够站在对单位负责、对历史负责的高度，认真做好每一份文件的保管和归档工作。
安全保密工作要贯穿始终
机关公文作为单位政策、制度等运行的主要手段，经常会涉及一些秘密事项，办文人员应严格执行《中华人民共和国保密法》的相关规定，严格按照文件的保密要求和阅知范围处理文件，并及时对可以接触和阅读公文的人员，进行保密提醒。办文人员作为涉密文件的直接接触者，必须不断加强自身保密意识、树立保密观念。只有做到慎之又慎的保护每一份涉密文件，才能确保国家秘密、行业秘密的安全。