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行政公文处理有一系列工作程序，包括从撰制传递、办理到归档的连续过程。每一道程序又叫工作环节，每个环节前后衔接，紧密相连。这一环紧扣一环的处理程序，成公文处理的整个流程，反映了公文办文和运行的共同规律。除了个别环节处理时有不同做法，就公文处理整体而言，不能任意减少或颠倒处理的先后顺序。公文处理顺序，分为收文处理程序和发文处理程序两大部分内容，下面分别加以阐述。
一、收文处理程序
收文处理从签收到注办，有十二道程序可以分为公文受理、公文传递和公文办理三方面内容
（）公文受理的程序包括签收、登记、分办、摘编。
1.签收
签收是送件人与收件人之间履行的一种手续，是收文处理的第一道程序。收件人在接收文件时，要清点核实文件的数量是否相符，检查是否是给本机关的公文，无误方能签收。如发现误投错送的文件，应立即退回或转送。急件要注明签收的具体时间。
文件启封要按规定的职责办理。如写明本机关、单位收的均由文秘人员拆封；如写明本机关、单位负责人名字的，一般应送负贲人或其秘书启封。启封时要注意文件是否完整无缺，如有缺页应及时向发文机关查询、设法补齐。
2.登记
登记是对收来的文件进行统计和记载是管理文件的必要措施。文件登记要准确、细致，手续要简便、有效，防止文件的积压和丢失等混乱现象发生。
登记文件要将来文机关、来文文号、缓急、密级、件数、收文时间、处理情况等逐项登记清楚，以利查询。
收文登记的形式，主要有簿式、卡片式联单式三种三种形式各有优缺点:簿式易于保存，被各机关普遍采用，但多系按时间顺序流水登记，不能分类存放；卡片式使用单张卡片登记一份文件，优点是能灵活分类排列和调整；联单式登记采用复写方式，优点是可以减少重复登记，可以分类存放，定期装订成册但使用卡片式、联单式登记，张数零散容易丢失或插乱，造成保管或查找的困难。3.分办
分办是将收到的文件分发办理。文件登记后，先由办公厅（室）文书处理主管负责人阅看，根据来文不同情况，提出分送意见，再由文秘人员送到或有关领导人或有关部门批办。由于收到的来文内容和重要程度不尽相同，文件需要经过分办这个环节，才能转入下一步的处理工作。文件分办应根据来文的轻重缓急处理，要求分得准、快，避免延误处理时间。
4.摘编
摘编是将有关来文的主要内容，用简明扼要的文字加以摘要整理，然后呈送机关领导批阅处理。这里需要说明的是，摘编不是必经程序，由于实际情况，有些机关没有采用。也不是每一份文件都摘编，只有少数来文，或因标题不能反映文件的主要内容；或因篇幅过长，内容过多，为便于领导审阅，需化繁为简，摘述其要，以提高公文处理的效率。
（二）公文传递
公文传递的程序包括分送、传递、传阅
1.分送
分送是指将收到的文件分送有关领导、有关部门或有关入员处理。
分送的原则是:来文属方针政策性、全局性的重要文件或难以判定承办单位的文件，应先送机关文秘部门负责人批办然后按批办意见分送；本机关已有明确分工的日常业务性文件，直接分送给有关领导和主管部门处理；急件要随到随分送，不能拖延积压。分送文件应办签收手续。
2.传递
本机关有关领导和部门在办理公文中的运转工作，就是传递。亦即机关办公部门和文件承办部门之间的文件传递工作。
机关内部传递的文件主要有两类:一是承办部门传出的文件，一般是承办部门拟办后需报请领导审批的，或者主办单位提出拟办意见与有关部门会商的文件。这类文件在承办过程中需要传递。二是有关领导传出的文件，一般由文秘人员到领导处收取，然后按领导批办意见传递给有关部门办理。
文件传递一要及时，二要直送，不要托人捎带，以免造成差错。3.传阅
在单份文件、文件份数少又需有关领导和部门阅知办理时，文秘人员就要合理安排文件的传阅。
组织传阅的方式，主要有三种:（1）以文件立户。即把要传阅的文件贴上“文件传阅单”，把需要阅读的有关部门和人员按顺序写上，组织传阅。（2）以人立户。一位领导设立一个文件卷夹，把要传阅的文件夹在一起，附上“文件传阅卡，送给领导人阅读。（3）设立“阅文室”。文件较多而又有条件的机关，可设立阅文室。建立“阅文登记簿”、制发“阅文证”和“阅文通知单”阅文室专人管理。为了保证文件传阅的顺利进行和安全保密，应注意以下几点:（1）按有关规定确定传阅范围，不能任意扩大或缩小。（2）安排好传阅的主次与先后顺序，一般要先送机关主要领导人、主管负责人和主管业务部门阅读，以便及时处理，再安排其他部门传阅，以提高传阅速度，切防延误、漏传、横传。
（三）公文办理
公文办理的程序包括拟办、批办、承办、催办、注办。
1.拟办
文秘部门或文件承办人员对收到的文件提出初步处理意见和承办方案，供领导审核和批示，就是文件拟办。
拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑周全，切实可行，文字表述要简明精炼。
2.批办
机关领导人对应办文件和拟办意见进行阅读，并作出原则批示意见，这就是批办。
批办文件，要求机关领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，迅速批示。批示中要给文件承办部门指明办理原则、应注意的问题和办理要求，使文件迅速退交承办部门及时处理。批办文件，领导人切莫随意浏览，甚至只看一眼文件标题就信手签署“同意”二字，打个勾划个圈了事。长期以来，对领导人审批公文时“圈阅”的例行做法和准确含意一直没有明确的说法，群众对此多有疑义。1994年1月1日起施行的《公文处理办法》第三十一条就此明确规定:“主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。”
3.承办
承办是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理包括对上级指示精神的贯彻执行，平级机关文件的办文联系，下级机关请示、报告的复文与处理。承办是公文处理的核心部分。
承办时要注意以下几点:（1）办理复文时要注意按政策规定和领导批办意见迅速处理。（2）如来文涉及其他有关文件和材料时，应调阅有关文件材料，报送领导审批。3）凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门协商处理；协办部门要积极予以配合，绝对不能互相推诿。（4）承办任务多，要分轻重缓急，保证紧要文件优先处理。
4.催办
催办是指对承办的文件按照办理时限进行检查和催促。催办是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。
催办的范围包括:上级机关来文要求及是回复的；平级机关与本机关联系工作、商治事务需要复文的；下级机关主送本机关的请示需要批复的等。
实践证明，坚持催办制度，对旧督促承办部门加快文件运转，贯彻落实有关精神；根除文件积压和中间梗阻，提高办文效率；改变机关作风，克服官僚主义、文牍主义以及追踪承办情况，反馈必要的信息，都具有重大的作用。
5.注办
注办即文件承办完毕后，由文秘人员在文件处理簿”的“处理结果”一栏上注明“已办”等字样，以备日后查考。
注办的内容包括:传阅的文件，阅毕后注明阅毕的日期；需回复的文件办完后注明“已复文”，并注明复文日期或文号；不需要复文的文件，要注明“已阅”、“存查”等字样注办的文字除在“文件处理簿”上注明，也可在文件首页上方、文件传阅单上注明。
注办是公文处理的重要程序，是圆满地做好公文处理工作的重要保证，不能忽视。
二、发文处理程序
发文处理从拟稿到封发，有八个主要程序，可以分为公文撰拟、公文签发，公文印发三方面内容。
（一）公文撰拟
公文撰似的程序包括拟稿、会稿、核稿。
1.拟稿
拟稿就是拟稿人撰写公文，这是形成文件的首要环节。文件撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。拟稿要符合党和国家的方针政策，贯彻领导意图，联系实际解决问题。在撰写时，要注意搞好调查研究，综合分析有关材料；成文时注意结构层次的安排，语言文字的准确运用。
2.会稿
会稿也称会签，是将撰拟的公文与有关部门会商审稿，这是公文撰拟过程中的一个具体环节。
撰拟公文，如内容涉及两个或两个以上机关、部门职权范围，在文稿送主管领导审批前，主办单位应主动与有关单位协商、会审。会稿的目的，是为了保证文件的质量和可行性，尊重各有关单位的职权，以便公文发文后相互配合，共同做好有关工作。
3.核稿
文稿起草完毕送交领导签发前，由文秘部门或专（兼）职人员对文稿的内容、格式和文字表述等进行全面审核检查，就是核稿。核稿是公文制作严格“把关”的程序，认真细致地推敲、修改，纠正文稿中的差错，以保证公文质量。
对文稿审核，根据有关规定应做到“六查”:一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处；二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确、恰当；三查文稿中提出的要求和措施是否明确具体，切实可行四查公文处理程序和审批手续是否完善；五查文字表达是否准确无误简练通顺，合乎语法逻辑；六查文稿的体式是否规范，文种使用是否得当。核稿工作完毕后，按规定程序，送机关领导人审批或签发。
（二）公文签发
公文签发包括签发、注发。
1.签发
签发是机关领导人对审核过的文稿进行审定并签署发印，文件据此生效。
签发要有权限。签发的权限，是指领导人签发文件的审批权限与职责分工。总的来说，凡属重要的、涉及面较广，对全局工作有普遍指导性的文件，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导依次审说后，由机关正职领导人签发；凡属一般业务、事务性文件，由机关分管该项工作的领导人签发。领导签发后，文秘部门还要再仔细阅读一遍，确认无误后方叮付印。
签发还要履行有关手续。文件主批人要签署自己的意见，要签署全名和年月日，字迹要清楚，不宜“龙飞凤舞”或字迹潦草；签发时要用钢笔、毛笔或碳素笔，不用圆珠笔或铅笔。审批时尚需送主要领导人或有关领导人审阅的，要写明请某同志审阅后发”受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。
2.注发
注发是成文后发文前的一个环节。在发送文件前，文秘人员根据机关负责人确定的办文原则，逐项登记，并对印刷要求等提出具体意见并加以实施，这就是注发。
（三）公文印发
公文印发包括缮校、盖印、封发。
1.缮校
校就是缮印与校对。缮印是把经过领导签发的定稿印成正本。文件印的方式有打印、铅印、复印、胶印等。
缮印文件要以签发的定稿为依据，忠于原稿。如果发现有错误或不规范之处需要改动，必须经过审核部门同意，印制部门和其他人员无权擅自改动。印刷的文件要做到字迹工整，字体大小得当，页面清楚，标点清楚，排列疏密相宜，体式合乎要求。此外还要注意保密，不能让外人随便翻阅；防止末页无正文现象。
校对是对缮的文件进行校对，保证文件准确无误校对要十分仔细、认真，逐字逐句，一丝不；要用读校、点校、复核等多种方法，消灭差错，保证质量。
2.益印
盖印就是加盖机关印章。这是文件生效的标志。机关印章由上级机关按规定制发，不能擅自刻制公章应由专人掌管。加盖印章要经过批准并按领导人签发的份数盖印，任何人不得私自盖印。盖印应盖在正文之后的落款与年月日上要求上不压正文，下要“骑年盖月”要盖得端正、清晰。
3.封发
封发是公文形成的最后程序。包括发文登记、封装和向外发文等项工作。
凡发出的文件，均应登记备查，目的是为了便于文件管理、统计、清查和查考。封发文件时要把受文机关的地点、邮政编码、名称等写得准确、清楚；密件与急件，要在装文件的信封上加盖密级、急件戳记；发出的文件应清点核对、完备手续。