明确文件整理、立卷的分工，是为了明确文件整理、立卷的主体，避免在文件整理、立卷时，发生不必要的重复或遗漏。
（1）会议文件整理、立卷的分工
会议文件的整理、立卷包括以下几种情况：
①谁召开谁整理、立卷。会议是以哪个单位的名义召开的，哪个单位就
负责会议形成文件的整理、立卷。两个以上单位联合召开的会议，主办单位
负责会议文件的整理、立卷，其他单位可将会议文件作为资料留存。
②谁办理谁整理、立卷。参加上级机关或相关单位召开的会议带回的会
议文件，应采取归口整理、立卷的方法，由负责会议涉及工作或办理会议涉
及工作的部门整理、立卷。如果参加会议的不是该部门的工作人员或与会者
不具体办理该项工作，应将会议文件齐全完整地交给具体承办部门或人员，由后者负责整理、立卷。
③谁发文谁整理、立卷。有的会议文件不是由会议主办单位制发的，如经验交流会上各单位的经验交流材料，党政主要领导或上级领导同志在会议上的讲话等，对此类会议文件，除会议主办单位应进行会议文件整理、立卷外，发文单位也应整理、立卷。
（2）本单位文件整理、立卷的分工
以本机关团体名义制发的文件，由本机关团体的秘书部门整理、立卷；以本机关团体的名义在报纸发布的不另行文的公文，应将原稿和剪裁的报纸一起整理、立卷；本机关团体的临时机构形成的文件，由临时机构整理、立卷，机构撤销时，应将全部整理、立卷的文件移交机关档案室或直接移交档案馆；两个以上机关团体联合制发的文件，由主办或牵头机关整理、立卷，其他机关团体只保存副本或复制件；本机关团体各职能部门之间的往来文件，由形成文件的部门整理、立卷。
（3）上下级机关文件整理、立卷的分工
对上级机关的文件，以承办单位整理、立卷为原则。但对上级党政机关发来的普发性或指导性的公文，应由本级党政机关的秘书部门整理、立卷，其他机关可保留本机关承办的或与本机关工作有关的公文，以便日后工作中查找利用。对下级机关的请示公文，以哪个机关名义批复处理的，就由哪个机关整理、立卷；对虽没有办理，但有利用和参考价值的文件，本机关可整理、立卷。