把握规则。一般的报告常采用三段式表述。常见的结构有：情况一做法—问题（意见）；情况（做法）—问题—今后意见；情况—原因（责任）—下一步做法；情况一原因一责任及处理意见；情况一问题一建议等。三段式是一个基本写法，并非所有报告都必须用三段式，有的也可以用问题一建议二 段式。
突出重点。报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重，重点的、主要方面的内容，安排在前面详细写；非重点的、次要方面的内容简略写；可写可不写的内容，就不写。既要有典型的事例，也要有面上的综合性情况，做到点面结合、说服力强。
总结规律。写报告要用正确的立场、观点、方法对事实进行分析，从中总结出一些带有规律性的东西。这些规律性的东西，无论是成功的经验，还是失败的教训，对今后的工作都具有重要的指导意义，这也是报告的宗旨 之一。
提炼材料。报告的主题靠材料的提炼。提炼主题必须占有大量材料，在此基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，形成主题。在此过程中，要有敏锐的眼光，发现新的有价值的材料，从新的角度去分析取舍材料，做到立意新，概括准，材料实，论述好。
反映事实。报告的目的是帮助上级机关了解下情，作出正确的判断和决策。这就要求起草报告的人要深入调查研究，掌握第一手材料，去伪存真，去粗存精，分析归纳，得出科学具体的结论。
压缩篇幅。报告一定要短小精悍。毛泽东同志提出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争议之所在。”