函的结构，一般包括标题、主送机关、正文、落款四部分。
（一）标题
函的标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成，如《××省人事厅关于商调王××同志的函》；有时可省去发文机关，由事由加文种构成，如《关于引进××设备的请批函》。致函用“函”，对致函的复文则用“复函”，如《工业和信息化部办公厅、应急管理部办公厅关于同意××高新区创建国家安全产业示范园区的复函》。
（二）主送机关
写明受文并办理来函事项的单位名称。
（三）正文
正文包括开头、主体和结语三部分。
1.开头。致函的开头应简述致函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、标题或文号等。
2.主体。致函要写清商洽、询问、请求批准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论致函还是复函，主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
3.结语。致函一般用“专此函告”“敬请函复”等做结语；复函多用“此复”“特此函复”等为结尾。结语应根据内容、要求来拟写。
不同种类的函的正文有不同的内容要求，下面介绍几种函的具体写法。
1.商洽函。商洽函应写明商洽的缘由与商洽事项。结尾应用“可否，盼予函复”“如果同意请即复函”等专用惯用语。
2.询问函。询问函的正文包括询问的目的与询问的内容两部分内容。
3.答复函。答复函可以包括两部分内容；一是告知来函收悉情况；二是具体的答复意见。最后用“特此函复”“此复”结尾。
4.告知函。告知函包括告知缘由与告知事项两大部分内容。
5.请批函。请批函包括两部分内容，即请求批准的原因和请求批准的事项。结尾用语为“可否，请函复”。
（四）落款
写明发函单位名称和发函日期。