公文保密工作涉及公文处理过程的各个环节。哪一环节出了问题，都会造成失泄密。为了确保秘密公文的安全，必须做到以下两点：
（1）严密制度，加强管理
公文处理工作包括制发、传递、阅读、清缴、销毁等环节，这些环节都要建立相应的保密制度。没有制度，管理就不会严格；管理不严，就容易造成公文丢失。因此，做好公文保密主要是加强对公文的管理，建立“公文制发”“公文收发”“公文传递”“公文阅读”“公文保管”“公文清退销毁”以及“会议公文管理”等保密制度，并认真做好以下各个环节的保密工作：
①公文接收的保密。收文处理中的签收、拆封、登记等环节容易忽视保密，也容易造成失密泄密。因此要做得特别谨慎、周密。签收，要做到件数、信封号、收件人和回执“四对照”，确认无误再签字；拆封，要专人负责，不允许无关人员乱动乱拆，做到拆全、取净，不漏不乱；登记，要坚持先登记、后利用，件数登齐，项目登全，有秘密等级的公文要跟踪登记，掌握运行的全过程。
②公文利用的保密。公文利用（包括阅读、传阅、传达、借阅）的过程，是秘密载体流动的过程，往往也正是保密的薄弱环节。因此，要加强公文利用环节的保密。第一，要严把“阅读范围”关，按照规定，该阅的必须送阅，不该阅的决不送阅，未经领导批准不擅自扩大阅读范围；第二，要严防传递过程中失密，院内传递要装在公文包里，楼内传递也要装在公文夹里，不得将公文裸露在外，以防丢失；第三，要注意传达方式、场所的保密，开会传达机密公文时，要选好会场，关好门窗，验证入场，不得违反规定擅自录音、录像。
③公文管理的保密。管理是利用的需要，也是保密的条件，严密地科学管理，是防止失泄密的有效办法。公文管理中的保密，要着重抓好以下几个环节：第一，严加保管。绝密、机密、秘密公文要由机要人员或确定专人保管；保管机密公文的设备、装具要安全、牢固；存放机密公文的房间要安装防护设施；没有安全设备的基层单位，要把用过的机密公文送交上级部门保管，用时再取。第二，要及时、准确地清退公文，应该退回的公文要定期清退，机密、绝密公文要按规定及时清退。清退时要核准件数、份数、主附件以及每件页数，发现丢失或缺损，要及时查清追回。此外，还要十分注意销毁公文和归档公文的保密。准备销毁的公文，作为秘密的物质载体是“没有用”了，而其秘密性质并未随之消失，不能麻痹。公文转化为档案后，仍在发挥作用，虽然有些秘密公文，已经解密、但仍有一些公文具有较强、较高的秘密性质。由于归档公文都是按文种或内容立卷保存，秘密件与解密件“合订共存”，如果管理不善或稍有不慎，仍有失密泄密危险。因此，必须严格管理，认真执行档案管理、借阅等项保密制度。
秘书是机要人员，保管着大量的公文，了解秘密事项。因此，秘书不仅（2）严格遵守保密纪律
要严格执行各项保密制度，工作一丝不苟，“六亲不认”，坚决按章办事，还必须自觉遵守保密纪律，全面贯彻《保密法》，在维护党和国家秘密安全问题上，严格“遵纪守法”。要带头做到：不该说的秘密，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密；不在私人通信中涉及秘密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；不在不利于保密的地方存放公文、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项，不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。