值班人员的公务接洽主要包括传达和承办本机关、单位领导的电话指示、通知和其他联系事项；负责所属单位的电话请示、报告的传递和答复；负责同各单位派来的办事人员的接谈商治；负责转办或落实领导临时交办的事项。（1）处理接洽事项要因“事”制宜
一是对电话或来人商洽的简单事项直接处理。简单事项，主要指事项涉及的问题情况清楚，现行方针、政策、法律有明确规定，值班人员能够较为准确、全面把握的事项。如下级机关、基层单位或员工询问某些已明确颁布的政策内容，值班人员可给予答复。再如，上级机关询问本单位领导行踪，本单位某些工作的情况，如果值班人员对情况清楚，可直接报告。二是根据各部门的职责范围和明确分工，把有关事项介绍给相应部门处理。值班人员在把相关问题转给相应部门处理时，一定要向来电来人或单位说明办理的途径和方法，以免在转办过程中出批漏误事；另外，如果由值班人员直接将需办事项转达某部门则一定要将对方的联系方式、联系人员一并转告。三是对电话或来人商洽的重要事项，如商办的事项关系重大、涉及问题复杂，需要领导直接出面处理或决策，或对方要求面见某位领导，当面汇报工作时，值班人员应先请示，再根据领导的意见进行处理和安排。
（2）用制度规范公务接洽工作
建立健全公务接洽的规章制度，如：岗位责任制度、请示汇报制度和登记、记录制度等，是公务接洽工作科学规范的必要保证。一是明确公务接治的职责范围、任务、要求。二是明确什么情况下、什么性质的问题必须向有关领导请示或汇报，什么时候可不必打扰领导按惯例处理，遇到什么情况必须随时保持与领导的联系，依照领导指示行事。三是通过建立《公务接洽记录本》等登记、记录册，明确要求值班人员坚持做好记录，并对其中有保存价值的材料立卷归档。
如现在很多行政、执法部门实行“首问负责制”，就是要解决公务接洽过程中，长期存在的推诿扯皮、工作效率低下，服务态度恶劣等问题。“首问负责制”要求值班人员在任何情况下，不得使用“此事不归我们管”或“不知道”“去别处问”等不负责任的语句，搞得来访者一头雾水。不论是由哪个部门负责的事务，只要值班人员是来访者的第一个询问对家，一定要负起“明确告知”的义务，即明确告知对方，该事项由哪个部门员员，何时、何地、何人负责办理，办理时需注意哪些问题等基本情况，以使对方能够在值班人员的热情帮助下，愉快、顺利地办理相关事项，满意而归。