（1）标题
一般用“关于××××（会议或活动）的接待方案”，或“×××（单位）关于××××（会议或活动）的接待预案”。标题中可以不出现接待单位的名称，但是不能只写“接待方案”几个字。
（2）正文
开头部分：简要说明本次接待工作的重要性或目的意义，提出接待工作的总要求。
主体部分：这是接待方案的核心部分，要求写得具体、周详，分别写明接待的规格、形式；接待工作的组织与领导；迎送安排；学习、参观活动安排；食宿安排；其他（安全、医疗）安排等。
结尾部分：接待工作的注意事项和接待经费。这部分也可以不写。
（3）落款
要写明制发接待方案的单位名称、成文日期。