按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，命令适用于“嘉奖有关单位和人员”，决定适用于“奖惩有关单位和人员”，通报适用于“表彰先进”。据此可见，这三个文种均有表彰奖励的功能，因此，在实践中往往被人们错用或混用。正确的做法是，各级党政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。根据长期的使用习惯，人们往往是从以下几方面区别选用的：
一、发布机关的层次级别。在这三个文种中，唯有命令具有发布权限的规定，而嘉奖令又往往由级别较高的机关予以发布；表彰性决定虽无明确的使用权限，但发文机关一般层次较高且通常是被表彰对象的非直接上级机关；表扬性通报的发文机关不受限制，但多是被表彰对象的直接上级机关。
二、被嘉奖对象先进事迹的类型及影响范围。若是在完成“急难险重”任务中事迹突出、影响范围广泛，则适于用嘉奖令，如《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》《国务院中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》；若是在长期艰苦的工作中表现突出、成绩卓著则适于用表彰性决定，如《国务院关于2015年度国家科学技术奖励的决定》；表扬性通报适用的规格低于前两者，但适用范围可大可小。
三、表彰奖励的规格。嘉奖令和表彰性决定的规格要高于表扬性通报。尤其是嘉奖令，通常都要授予被嘉奖对象荣誉称号，故在《党政机关公文处理工作条例》中有“批准和授予衔级”的特别规定。而表扬性通报多侧重于介绍被嘉奖对象的先进事迹，进行恰切的评价并给以适当的表扬奖励，但其规格要低于嘉奖令和表彰性决定，多是“通报表扬”，如《国务院关于对第二次全国大督查发现的典型经验做法给予表扬的通报》中提到的“为进一步调动各方面的积极性、主动性和创造性，总结经验，宣传典型，扎实推进各项重大政策措施落地生效，经国务院同意，对天津市推动重大项目开工建设等20项地方工作典型经验做法和发展改革委加强宏观政策统筹协调等16项部门工作典型经验做法予以通报表扬”。不过表扬性通报进行表扬奖励的及时性往往胜于嘉奖令和表彰性决定。
总之，从嘉奖令、表彰性决定到表扬性通报，表彰奖励的规格是逐步递降的，而其中的表扬性通报，无论是适用主体还是适用范围都是最广的。