批复的写作要领有哪些
一、慎重对待,及时答复。批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文,又是对下级机关请求指示、批准的答复性公文,因此,撰写批复要做到慎重、及时。批复机关收到请示后,要及时进行周密的调查了解,掌握有关情况,根据现行政策法令及办事准则,经认真研究后,及时给予答复。
二、针对请示进行答复。请示要求一文一事,批复也应有针对性的一文一复,请示要求解决什么问题,批复就答复什么问题,上下行文要互相对应。
三、要明确态度。批复意见不管同意与否,必须十分清楚明白,态度明朗。不能含糊其词,模棱两可,以免下级机关无所适从。
批复的主送机关非常明确,只有请示机关一个,如果所请示问题带有普遍性,或需告知其他一些机关,可用如下办法处理:一是除批复原请示单位外,并转有关单位;二是将批复抄送有关单位;三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
四、不与复函混用。批复与复函由于都是回复来文的公文,有时也会被人们混用。两者的区别在于:从行文关系看,批复是上级机关向下级机关的答复用文,属于下行文;复函一般是向不相隶属机关的答复用文,属于平行文。从行文内容看,批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答,而复函多用于一般性事项的回复。