迎接人员到达机场（车站、码头）时间，一般掌握在外宾抵达前15~20分钟，需要强调的是，凡安排主方领导迎接外宾（包括陪同）时，一般为身份、地位、职务与客方大致相当的领导，也可为副职或稍低一级的领导；同时还应有负责接待工作的部门领导、外事部门领导出面迎接。
（1）迎接
外宾下飞机或出机场（车站、码头）后，接待人员要及时向外宾致欢迎词，翻译要做好引见工作，将主方迎接人员的姓名、职务一一介绍给外宾，同时，迎接人员与外宾握手表示欢迎。握手后接待人员要主动帮客人提行李，并引导客人到迎宾车前。
（2）乘车
如安排主人陪车，则应安排客人坐在后座右侧，主人坐在后座左侧（司机后面）；译员坐于前排，若为三排座轿车则就座于主人前面的加座上。客人上车时，接待人员应主动上前拉开车门。如需挂车旗，中国旗挂左侧，外国旗挂右侧。在前往宾馆途中，可向外宾介绍当地概况及沿途主要建筑物等情况。
（3）下榻
接待人员陪同客人抵达宾馆后，先请外宾在总服务台办理留宿登记并领取住房钥匙，由宾馆服务人员将客人和行李送至房间。重要外宾可根据外宾名单预先办理好入住手续，一到宾馆后即向外宾发放住房卡，介绍房间情况和用餐、兑换货币、小卖部等地点，并迅速领外宾到住房洗漱休息。客人拿到房间钥匙后，主方迎接人员就可以在宾馆大厅与客人暂时告别。
（4）商定访问日程
在客人安顿完毕后，接待工作负责人即可与访问团团长商定日程安排，看客人有无需增减的内容和项目，若有，须及时通知有关单位和部门。对外宾提出的合理要求，应尽量给予满足。
外宾送行工作：
（1）办妥票务
接待人员要及早领取外宾的机（车、船）票，认真查点票数、航次、时间。如外宾已购有双程机票，出境前应帮助其通过其国际机票、护照向航空公司售票处及早确认。
（2）托运行李
有的外宾行李很多，需要主方协助托运。接待人员应提前通知外宾交托运行李的时间，并认真清点。
（3）结算账目
接待外宾访问团的费用，有的由主方承担，有的由客方承担。访问结束前，接待人员应通知宾馆总服务台和有关部门，准备好外宾自费项目的账单，以便及时结算。
（4）送行
如外宾直接回国，抵达机场后，主送人员一般可在候机大厅与外宾话别，然后由接待人员为外宾办理有关手续，并将机（车、船）票、登机卡等交给外宾。外宾享受免检的，则应事先办妥有关证明。