时间。①时间的表达必须精确，除非是不必要或有保密需要，日期要标明完整的年月日，在特殊情况下甚至需要标出时和分。②“今年”、“明年”、“本月”、“下月”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间词要尽量少用，更不能用“上月以前”、“今年之后”等不易划定界限，容易引起歧义的词语。③年份一般用公历，表达要用全称，不能省略，如2001年不能写作01年。如果需要注明历史年号，要先标出公历年份，再在后面注历史年号，且要放在圆括号内。
空间。①除非没有必要或有特殊需要，如保密等，公文中的空间概念的表达也要精确，不能乱用表处所的代词，如这里、那里等，以免引起误解。②表示地方的专有名词，如，城市、地区、县等，其名称第一次在文中出现时，如果是国外的要标明国别，是国内的要标明所属的省、自治区、直辖市的名称。国名、地名要使用国家公布的标准名称，尤其是外国地名一定要用标准译名，不能用别称，国内的地名不能用简称。③公文中姓名与职务名称要用全称。如果一个人身担多种职务，只列其与文件有关的，没必要全部列出；如果需要列出多个，国内的应按先党内后党外的顺序，国外的应尊重其习惯或双方的需要。国外人士的姓名和职务应使用新华社公布的标准译名，如果没有标准译名，就要在有关文件中保持统一，并在译名后用圆括号注明其外文名称。对并列出现的若干姓名，要按需要以一定的标准排序，如职务高低、姓氏笔画的多少、姓氏字母的先后等。
数量。①公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。②公文中的数字应用确数，如基数、序数、分数、倍数等，但在特殊情况下也可以使用概数和约数。③分数既可以表示增加又可以表示减少，而倍数只能表示增加不能表示减少。如，说“增加了三倍”是正确的，但说“减少了三倍”就是错误的。④注意“二”和“两”在用法上的异同：在“度量衡”单位称数时可通用；序数、小数、分数只能用“二”，不能用“两”；概数和一位数的基数只能用“两”，不能用“二”。⑤“增加、提高、上升”或“减少、降低、下降”等词语后用“至、到”等词语与用“了”或不带“了”，在意义上有很大的差别，在使用时要注意区别。如，“增加了三倍”和“增加到三倍”是绝对不同的。⑥当用“以上”或“以下”表示数字分界时，要标明本数是否包含在内。⑦度量衡单位必须使用国家法定的计量单位和国家公布的中文名称，如果出现历史上使用的、国外的或地方性的单位，要折算成法定单位并加以说明。⑧使用不常用的复合量词时，应加以简要的说明。
范围。此处的范围，是指数量上的界限。使用这些词语时应注意以下几点：①使用表示全部的词语时要非常谨慎，必须是全面肯定或否定时才能用，如稍微有一点保留或不确定都不能用。②公文要求高度的精确，所以在表示部分时，要使用精确的表达方法。比如，几分之几、百分之几等。③在同一个句子中不能同时使用表示全部和部分的词语，以免出现自相矛盾。
程度。程度的表达往往是公文中很关键的部分，所以一定要表达准确。程度的表达一般通过各种副词和代词的选用来实现，如“很、太、更、尤其、特别、非常、比较、稍微、多么”等副词和“这么、那么、如此、这样”等代词。在选用这些副词和代词时要注意：①根据客观实际和客观需要来选择。②区分表示程度的不同词语间的细微差别，务求恰到好处。③在表达对某个问题、观点、看法等肯定或否定的程度时要把握好分寸，一般都直言表达，但有时也可以比较委婉。