发文拟表原则上是一文一表，即发一个公文就做一次发文表。拟表方法主要有两种：
（1）固定式发文表
对有固定级别的发文，可根据已确定的发放范围和数量做一《固定发文明细表》。《固定发文明细表》的要求是，发往单位、份数和公文序号“三固定”：即每次发文的发往单位是固定的，发给每个单位的份数是固定的，公文的序号也是固定的，这种“三固定”的方法既便于公文分发，又便于公文管理。为提高公文分发效率，秘书部门一般在年前就应按机关已确定的发文级别，如“发至县、团级”“发至乡（镇）级”等，分别做好《固定发文明细表》。凡有级别的发文，就按相应级别的《固定发文明细表》分发就可以了，不必每次重新拟表，只在“发文登记明细表”上注明同某一固定表即可。
（2）不固定式发文表
对没有固定发文级别的公文，要分别拟表。方法是将发往单位、份数及公文序号在发文明细表上一一注明。如发文明细表上已印有发往单位，只标明公文份数、公文序号即可。
在做发文表时经常遇到编公文序号的问题，在这里做一说明。机关发文由于同一公文印制的份数较多，为便于管理和查找，常常在印制中就给每份公文印上序号或用打号机打上序号，这是十分必要的。目前，党委机关的发文，一般均印有公文序号，其他机关的公文一般不印公文序号。工作实践表明，公文序号的作用是很大的，应当提倡使用，至少也要将那些密级较高的公文编上序号，以利管理，防止丢失。