（1）统一渠道，集中管理
“统一渠道，集中管理”是对公文管理工作的最基本要求。一个单位、一个部门，接收的公文来自各个方面，下发的公文又往往由各所属部门起草、承办，这样就自然形成公文运行的多种渠道。如管理分散，久而久之，就会造成混乱，经办人员不清，处理效率缓慢，有时还会造成公文丢失，影响工作。
①凡寄给本机关的公文、材料，除领导同志亲启件外，一律由秘书部门的秘书统一接收、拆封、登记和分发处理，其他部门和人员不得随意接收、处理。如秘书不在时，应确定临时接收人员，如秘书离职时间较长，秘书部门应及时指定人员代为办理，不允许各行其是。
②凡以本单位名义下发、上报的公文，无论哪个部门承办，均应送秘书部门的秘书统一登记、编号、发放，各承办部门不得自行发放。如有些业务性比较强的公文需由业务部门代发时，亦应由秘书部门的秘书登记、编号后再发，发后须将存档件、余份交由秘书部门归档和保管。
③凡本机关接收的所有公文、材料和发出的公文、材料，均应由秘书部门的秘书集中保管。机关各部门使用的公文、材料，承办完毕后必须交回，不得长期保存在各个部门，特别不得长期保存在个人手里。只有认认真真地做到“统一渠道，集中管理”，才能充分发挥秘书部门的作用，使公文更好地为工作所用。
（2）方便使用，科学管理
公文管理看似简单，能够看住“堆”就可以了。其实不然。公文管理是门科学，管理得好，有条不紊，一目了然；管理得不好，杂乱无章，散而无序，既不便查使用，又容易造成公文丢失。因此，秘书要学会科学地管理公文。管理公文方法很多，一般说来，将公文分门别类进行管理是个好办法，各级秘书部门目前也多采用这种方法，效果很好。分门别类管理公文就是先把公文材料按照“现行文件”“存档文件”“余存文件”“待销文件”分开，然后再按公文的种类：“上来文”“下来文”“本级发文”分开。大机关由于公文量大、种类多，也可以按本机关年初确定的归档类目分类保存。这种分类法虽然平时费点事，但便于查找使用，而且为归档立卷创造了条件。
（3）严格保密，规范管理
公文是党政机关传达方针政策的重要工具，有许多涉及党和国家的重大决策，涉及国家政治、经济、军事等各方面的重要秘密。因此，保守秘密，也就成为公文管理的一项重要内容。建立健全各项规章制度，做到存放、清退、销毁等各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防公文丢失和泄密。