具体来说，要重点做好如下几项准备工作：
（1）根据接待方案，与客方确定具体的访问日程安排和抵离时间。一般来说，客方会事先提出一个访问日程计划，主方在制定接待方案时，要根据自己的情况和条件，参考客方的访问计划，确定具体的日程安排，特别是确定客方访问过程中的每一个项目的具体时间地点，以及参观游览的具体安排。这些具体安排，往往要与客方反复磋商才能确定下来。
（2）根据接待方案，提前预定住房、用车，国内游览的机、船、车票，文娱活动、宴会、拜会地点等。对一般外宾访问团，除身份较高的团长外，均可用较好的旅行车或大客车迎送；重要的外宾访问团，可请公安部门配备开道车；有外国高级官员来访，则应由公安部门派员随团活动。有重要领导出面会见的，需事先与上级外办部门联络。安排外宾住宿，应在涉外饭店或宾馆。对外宾的住房，接待人员要事先检查，水、暖、电、电器、电话、门窗等设施设备是否完好和运转正常，此项工作也可以委托饭店进行。
欢迎宴会应向承办饭店或餐厅讲清访问团的名称、中外宾客人数、宴请主持人、宴会费用标准以及是否清真或饮食习惯等，对宴会菜单要事先商定，重要外宾和人数较多访问团的宴会要发请柬。欢迎宴会上，应安排东道主致欢迎词或祝酒词，因此接待人员应事先拟好相应的欢迎词或祝酒词。
（3）根据主客双方商定的访问活动，搞好活动场所的布置，向主方参加人员介绍有关背景，准备好与访问活动有关的资料，准备好会议或洽谈的文件翻译稿，拟写领导讲话稿。
（4）要与参观单位预定参观时间，并向该单位接待负责人介绍此次来访团的性质和访问目的，说明接待方针和注意事项，请被参观单位予以配合，安排合适的介绍人员。
（5）在外宾到达之前，应召开接待人员工作协调会，对搞好此次接待做简要动员，汇报接待工作的准备情况，按接待工作方案布置和协调接待工作。
（6）准备礼品。应按接待计划准备好有纪念意义或有特色的礼品，对初次来访的外宾，准备带有本单位标记的纪念品尤为重要。