公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素之一。具体地讲，材料是指公文制作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容，包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。
材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，才能提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。在公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来体现主旨，而这又必须以材料作为支柱。总之，材料是公文写作之母。公文写作对于材料的组织应当注意做到如下几点：
一、要根据主旨的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文材料的数量，一定要服从主旨的需要。否则，过多或过少都会影响主旨的表达。
二、要根据主旨表达的要求决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例，如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写；而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，情况详写，其他略写。
三、要根据主旨的要求决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，因而就离不开具体的事实材料。
四、要注意所用材料的系统性。公文中所使用的各种材料必须具有系统性，力戒杂乱无序。只有如此，才能全面、辩证地反映公务活动，不致犯主观片面的错误。所谓系统材料，是指在公文中所运用的材料，既要有正面的，也要有反面的；既有现实的，也有历史的；既有点上的，也有面上的，做到正反并举，前后相应，点面结合，从而构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。正反对举，它包括两种含义：一是正面材料指反映公务活动的成绩、经验等的材料，反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结，既要讲取得的成绩、经验，也要讲存在的问题；既要报喜，又要报忧，不能平均用墨。二是对同一问题从不同方面提要求、作规定。其中“正”表明相同的材料，“反”表明相异的材料。用“反”面材料说明、补充“正”面材料，以强调、深化主旨。在法规体公文中，这种正反对举的写法最为突出，它具体表现为层次或段落之间的正反对比。如《关于党内政治生活的若干准则》一文的第二大部分“坚持集体领导，反对个人专断”一节中，先用五个段落论述集体领导的重要性和基本原则，继而又用两个段落交代“坚持集体领导，并不是降低和否定个人的作用”，从反面加以论述。无疑，这样具有辩证意蕴的材料，对实际工作必然具有强大的指导作用。