平时归卷工作一般按以下程序进行:
（1）归卷前的准备工作
本机关团体的立卷类目制定后，立卷工作人员根据立卷类目和可能形成的文件数量，在年初就要准备好平时归卷的卷盒或卷夹，为每一条款设置一个或数个卷盒（卷夹），在卷盒（卷夹）上写明条款名称类别、属类、条款顺序号，统一排列在卷柜中，以便对平时办理完毕的文件随时“对号入座”，归人相应的卷盒（卷夹）内。较大的机关团体，每年形成的文件数量多，涉及面广，可特制一个平时归卷的文件柜，根据立卷类目条款数，将卷柜分成若干个小格子，将案卷类目条款简明扼要地填写在纸上，贴在卷柜的门里扇；并将类号依次贴在卷柜的每一个格子里。办理完毕的文件，随时归入其所属条款的格子内。
（2）文件的收集和集中
文件的收集是文件处理部门的一项经常性工作，是立卷工作的前提。做好归卷工作，要求立卷工作人员要了解本机关团体的职能，根据立卷条目进行收集。文件的收集工作要尽量保持文件的齐全完整。因此，对平时文件的收集，要把握好文件的来源，做到四个清楚，即收文清楚，发文清楚，对领导交办、经办的文件要清楚，对业务部门形成的文件清楚。
（3）文件归卷
收集集中的文件，应随时归卷，分类保管。如因条件所限，根据实际情况，也可以将收集起来的文件先放入一个待办文件卷宗，定期按立卷类目（文件分类表）归卷。还可以规定按周、按月清退文件的制度，在承办人集中清退一次后，随即进行清理归卷。文件归卷前，应注意检查文件页数、附件等是否齐全完整，文件处理程序是否完成，处理的过程是否清楚，遇有不清楚的，应及时询问承办人。对收集齐全完整的办理完毕的文件，按所属条款顺序号，归人相应的卷盒（卷夹）。对归卷后又借阅的文件，应及时催收，随时销账归卷。对不需要归卷的文件，可另行单独存放。文件归卷后，要注意随时进行检查。发现归卷不准确的，要及时进行调整；发现归卷文件不齐全不完整的，要及时进行收集，避免遗漏或误归的情况发生。
（4）调整定卷
调整定卷是指立卷部门在档案部门的指导、帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整和加工，最后确定立卷成果的工作过程。归卷文件的调整，可分为简单调整和全面调整。简单调整是指对各个条款内的文件稍作调整即可确定案卷的组成。如将同一条款内数量过多的文件分成两卷或数卷，调整文件的排列顺序等等。对于平时归卷工作做得好的机关团体，各条款中的文件已于平时分门别类地集中起来，对归卷文件只需作局部的简单调整，就可以定卷。对平时归卷工作做得不好，没有立卷计划或没有开展平时归卷工作的机关团体，积累一年的文件在本年底或次年初只做简单的调整已不能保证文件的系统化，所以对文件的调整往往是全面的，要对文件进行彻底检查，全面考察文件之间的联系，以确定案卷的组成。