清销就是清退和销毁之意。清退公文是指按照规定，定期或不定期地对公文进行清点、核对、收缴。秘书部门及时、认真地清理回收发出的公文，不仅可以提高公文运转速度，而且也可以防止公文丢失。
销毁公文是指把清退收回的文件和没有保存价值的公文、资料、刊物等，按照规定销毁。
秘书部门要严格执行有关公文清退的规定，定期对本单位所有的公文进行清点、核对、收缴。还要检查有无遗失、泄密等情况，并向领导和上级机关如实报告。做到公文该清退的清退，该收回的收回，该归档的归档，该销毁的销毁，切不可疏忽大意，敷衍了事。