公文整理归档，一般包括以下几个步骤：
（1）收集。一般情况下，本机关在工作活动中形成的，经过办理完毕、具有查考价值的收发文件、传真、会议文件、内部文件、编印的出版物等材料，虽然是上级机关、同级机关、下级机关制发的文件材料，但和本机关主管业务有关的（如需贯彻执行的，需协助办理的，需批复的，等等），都属于归档范围。
（2）装订。归档文件应该按件装订。以下情况作为一件来装订并注意顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。此外，报表、名册、图册、会议记录等一册为一件。
（3）分类。按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，把归档文件分成若干层次和类别。一般采取的是“年度－问题－保管期限”分类法。按年度分，就是根据文件最后的落款时间来确定；按问题分，就是按文件内容所说明的问题来区分，党政机关一般分为“党群”“行政”“业务”三大类；按保管期限分，就是按永久保管、定期保管两种来分，定期又分为30年、10年两种。
（4）排列。首是把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。其次，在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系的文件（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）排在一起。再次，在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的顺序排列。
（5）编号。归档文件应依据分类、排列次序逐渐编号，给每一份文件以固定的位置，
并在文件首页上端的空白位置盖上档号章，并填写相关内容。
（6）编目。对归档文件编制目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
（7）装盒。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同年度、不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
（8）上架。就是放在档案架上，在同一保管期限中，按照年度顺序，从左至右、从上至下排列。