一、介绍信的含义与形式
介绍信是机关或单位机关秘书对外联系工作、商洽事务时所持有的凭证。介绍信的形式一般有两种：一种是工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的。这是为请求或希望或证明某种情况而使用的。这类介绍信书写时要求叙事清楚，语气委婉。使用介绍信，应严格掌握制度，当开则开，不开空白介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信，转介绍信，都要履行一定手续。
二、使用介绍信须知
负责管理介绍信的秘书，应严格执行使用介绍信签批手续，否则，出现问题无处查找。严禁发出空白信。
三、开具介绍信的手续
需要单位介绍信者，应填写单位介绍信签批单，经主管领导批准后，根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使机关、单位领导掌握情况。
四、介绍信的管理
机关、单位介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大机关、大单位的介绍信，要分给几个部门管理使用，在给职能部门分发空白介绍信时必须严格履行登记签收手续。
介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档。保管期五年。
因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，要去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。
如若发现介绍信丢失，领用人应立即向机关、单位反映，及时采取相应措施。
机关秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。
一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，机关秘书一定要将来人的介绍信收下备查。
对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，要请该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。
五、使用介绍信注意事项
（1）使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚。防止冒用和伪诈。
（2）单位名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。（3）介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。
六、凭证的管理与使用
凭证的种类很多，但都必须加盖印章后方可生效。有的用钢印，如工作证；有的用缩印，如票证，有的用领导专用章，如学生证要用校长专用章；有的用铅印等。无论用什么印，都要有严格的制度。一要逐号逐份点收，不得成捆论堆，并要严格履行签收手续；二要建立正式的凭证文书登记，不能以“良心账”代替登记；三要选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地人库保存，不得乱堆乱放；四要定期进行检查，做到心中有数，若发现异常情况，要随时提出处理意见；五要建立严格的出库登记，所有发出使用的凭证都要履行登记签收手续；六要定期进行盘存查结，向领导报告保存情况，不敷应用要报请领导机构批准 再印。
对于有价证券和其他重要凭证，应该参照国家规定的金库管理办法进行管理。特别要建立二人同管制度、出入监督制度和全面密封制度。所有凭证保管人员都必须保证政治绝对可靠，思想品质优秀，工作认真负责，永不徇私枉法。二人同管，必须做到事情二人同办，从人库点收起到出库登记止，包括中间的一切存取、开关、密封、检查、盘存、结报的程序在内，都要二人一同临场、一同过目、一同查对，不得单人开关库房和箱柜。出库、人库，均应由主管领导干部亲自监督。平时应该采用尽量可靠的办法密封，并且要做到启封办完以后立即 密封。