【解答】概括起来主要有以下4点：
1.文种的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定使用，不能乱起名称。法定公文的18种名称，按规定只能单独使用不能加以合并因此，目前在一些机关单位所制发的公文中出现的“请示报告”、意见报告”、“告示”等就是把两个不同的文种合并在一起使用，这种随便给公文起名的做法是不严肃的
2.文种的确定和使用，要依据制文机关的权限加以选用，不可超越职权公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用其发文机关的级别较高但从目前的实践来看，有些单位在行使招生招干征文迁址、开业等职能时，存在着比较严重的滥用“公告”的做法。就实质而言是一种侵犯党和国家权力的越权行为
3.文种的确定和使用，要依据行文的关系加以选用考虑到与收文机关的组织关系。收文机关是上级机关的，只能采用请示”“报告”、“意见”等向下级机关发文时，一般应选用“通知”、“意见”、“决定”、“决议”、“通报”以及“会议纪要”等；向平级机关或无隶属关系的机关行文时，主要应使用“函”
4、文种的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求例如，向上级机关行文，目的是向上级机关要钱、要物、要人员要编制、要政策、要办法等就应用“请示”或“意见”用于向上级机关汇报工作、反映情况的，则可用“报告”。