公文的效用
公文的效用，是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用，一是指现行执行效用，即公文对受文者以及其他机构组织和个人有关行为的强制影响；二是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用与影响。（一）公文的现行效用和历史效用
公文的现行效用，是指公文在一定的时间空间、机构和人员范围内，对机构或个人行为产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响。例如，公文中的规范性文件、领导指导性文件和部分公布性文件，具有强制性影响力，要求在发文者的法定权限所及范围内的机构或个人必须遵照执行，而且要受其约束。对于公文中的陈述呈请性文件和商治性、证明性文件来说，这种强制性主要表现为规定的受文者其阅读、处理文件的行为将受到强制，须按要求阅读、复文等。
公文的现行效用是法定的，即公文对相关机构和人员行为的强制性影响都是为各种法律、法规、规章和其他具有强制力的成文“法”所规定的，有关机构或人员既受其约束又受其保护。
公文的历史效用是指公文对印证历史事实反映历史发展过程所产生的权威性影响。
很多公文都具有历史效用。公文是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证，很多公文在处理完毕后均可经立卷归档转化为档案，其中一部分还因其具有永久留存价值而作为重要的历史文化财富由档案机构永久保存。由此可见，公文的历史效用是其转化为档案的内在依据。一些人认为“今天的公文就是明天的档案”。
（二）公文现行效用的时间范围
公文现行效用的时间范围是指公文有效的时间限度。这一限度是由公文生效时间和公文失效时间规定的。
（1）公文的生效时间:公文的生效时间即公文现行效用时间范围的起点，通常有如下几种情况:
①公文自形成之日起生效。即以文件上标注的成文时间为准。
②公文自通过日或批准日起生效。即以文件上标注的法定机构讨论通过或核准批示的时间为准。
③公文自公布日起生效
④以公文自身规定的时间为生效时间
⑤以其他公文规定的时间为生效时间，一些以特殊形式，履行受社会有关方面公平监督确认程序的公文常采用这种形式
以公文送达规定受文者的时间为生效时间采用这种形式常出于维护受文者特殊法定权益的目的
（2）公文的失效时间公文的失效时间即公文现行效用时间范围的终点通常有如下几种情况
①公文规定了停止生效的日期，到期自行终止
②由其他合法公文规定文件现行效用的终止日期
③效力等级高的有效公文生效后，与之相抵触的效力等级低的公文一律即行失效
④公文被具有法定权利的机关依法定程序明令废止、撤销而失效
6公文随相应新公文依法生效而全部失效或部分失效
6公文针对的事物本身具有明确的有效期限逾期文件自然失效
⑦公文针对的社会事实已完全消灭或公文规定的任务已经完成的，公文自然失效
⑧公文制发机关不复存在，又无其他合法机构继承其相应职能机关被撤销之日起公文失效
⑨不具备反复适用性质的公文（除规范性公文外所针对的事务已一次性处置完毕，公文不再适用于处置同类事务，自行失效
⑩不同作者就同一事项前后制发有不同规范性内容的公文除法律法规有特别规定外，效用等级低的公文全部或部分失效
三）公文现行效用的空间范围
公文现行效用的空间范围是指公文有效的作用领域范围就公文总体而言，其有效的空间范围就是其作者受法律约束和保护的权利、利益、义务、责任所及的空间领域在我国内通常有如下具体情况:
（1）宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章等以及其他由中央国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在全国范围内生效但另有规定的例外（如有些法律的效力范围可超出国家管理的领域之外也可以仅限定于特定区域内）；地方性法规和地方规章等与其他由地方国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在本行政区域内生效；民族自治地方的自治条例在本自治区域内生效
（2）由公文本身依法明确规定。