1.商务信函
是不相隶属的各组织之间商务洽谈，询问和答复问题而使用的文书。
（1）写作格式:
商务信函一般由三部分组成:信头、正文、信尾。
①信头。信头即信函的开头，包括发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等。
②正文。正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
③结束语。正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的目的。如请求函的结尾语是“盼回函”，复函的结尾语是“特此函复”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
（2）商务信函写作要求:
①行文的要明确。去函一般是为商洽工作、询问情况、请求支援或帮助解决问题、说明问题而写。因此，要向对方介绍有关情况，但侧重点是把商请的事项或要求写得具体、清楚、明确，询问情况要把问题提得具体、明白。复函是为了答复来函的询问、商请事项而写的函件，因此，复函一定要有针对性，要针对来函所提的问题、要求，给予明确、具体的答复。如果是上级机关对下级机关请求批准的复函，实际上是行使“批复”的职能，因此所答复的内容应带有规定性、指示性。
②行文语言要恳切朴实，感情要真挚，内容要简明。无论是联系工作、商洽事情，还是询问、答题，都应实事求是，如实说明。态度要诚恳实在，语言要朴素自然，语气要谦和文明，既要在行文中体现出本机关、本单位的职权范围，又不必故作谦卑地寒暄、客套。对上级机关可以直称机关名称，或简称对方为“你部”或是“贵处”，自称可用“本局”“我处”等。
③要正确使用结束语。用于公务活动的信件结束语讲究文明礼貌。去函正文的结束语有“为要”“为盼”等用于表示希望；有“为感“是荷”等用于表示感激。其中“为要”“是荷”一般只用于下行函，不用于平行及上行函；“为感”只用于平行函，不用于下行函和上行函。复函正文的结语有“特此回复”“此复”等，其中“此复”只用于下行复函。
（3）示例:
道歉函
市兴达贸易有限公司:
贵公司20××年×月日函收悉。对函中所诉20×年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，我公司深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关部门查实:我厂生产的XX×型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不慎造成的。对费公司的损失，我公司深表歉意并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我公司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制定改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到公司谅解，并继续保持良好的贸易往来关系。
候复！
×市光明家具有限公司
×××年月×日