一、制订接待计划
而对3人以上的团体来访，制订接待计划尤为重要，因为计划令接待工作井然有序。案例
2014年3月19日~26日，美国“第一夫人”米歇尔·奥巴马将对中国进行为期一周的访问。此次访问没有奥巴马随行，她的两个女儿及母亲将陪同访华。外交部礼宾司前司长鲁培新表示，“夫人外交”一般以友好访问为主，不涉及政治，气氛比较轻松、亲切。在对美国第一夫人”访问的接待方面，礼宾司通常都会专门有一个接待计划，根据来访的“第一夫人”的特点，确定安排什么活动，每场活动由什么人陪同等细节。鲁培新说，“第一夫人”的访问内容一般大多和妇女儿童或者文化方面的项目有关，比如安排她们访问学校、慈善机构，以及一些美术馆等。最终，米歇尔把这次访华的主题定在“青年”和“教育”上
1.制订计划前的准备
（1）了解单位接待管理制度
为规范党政机关国内公务接待管理，2013年1月8日中共中央办公厅国务院办公厅印发了《党政机关国内公务接待管理规定》。新规定高举勤俭节约的旗帜，坚决反对当今接待铺张浪费之风。厉行节约已蔚然成风，因此制订接待计划，要在了解国内接待的形势的基础上，根据本单位的实际或制度进行制订。
（2）掌握来访团体的目的以及基本情况
只有根据来访目的做出的计划才更有针对性。此外，秘书还需了解来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势，来访者的人数、姓名、身份、民族（国籍）、宗教信仰。有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、格、特长等。了解得越多，接待时就越会使客人感到满意。
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党政机关国内公务接待管理规定
第一条为了规范党政机关国内公务接待管理，行勤俭节约，反对铺张浪费，加强壳风廉政建设，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》规定，制定本规定。
第二条本规定适用于各级党的机关、人大机关行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理事业单位的国内公务接待行为。
本规定所称国内公务，是指出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报工作等公务活动。
第三条国内公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。
第四条各级党政机关公务接待管理部门应当结合当地实际，完善国内公务接待管理制度，制定国内公务接待标准。
县级以上党政机关公务接待管理部门负责管理本级党政机关国内公务接待工作，指导下级党政机关国内公务接待工作。
乡镇党委、政府应当加强国内公务接待管理，严格执行有关管理规定和开支标准。
第五条各级党政机关应当加强公务外出计划管理，科学安排和严格控制外出的时间、内容、路线、频率、人员数量，禁止异地部门间没有特别需要的一般性学习交流、考察调研，禁止重复性考察，禁止以各种名义和方式变相旅游禁止违反规定到风景名胜区举办会议和活动。公务外出确需接待的，派出单位应当向接待单位发出公函，告知内容、行程和人员。
第六条接待单位应当严格控制国内公务接待范围，不得用公款报销或者支付应由个人支付。
2.制订接待计划
（1）确定接待规格
接待规格实质上是接待方对来访者的礼遇程度，是从主要陪同者的角度而言的，是接待
工作中一个核心的环节。接待规格过高，影响上司的正常工作；接待规格过低，影响与交往
对象的关系，所以确定接待规格时应慎重全面地考虑。
接待规格的形式有三种:
①高规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。如一位公司副总经理
接待上级单位派来了解情况的工作人员，或是一位重要客户，而这位客户的职位不过是某公
司的部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。
②对等接待。即主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，这是最常用的接待规格。
③低规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待，这种接待常用于基层
单位。如某部领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也不会高于部领导，这就属于
低规格接待。
案例
米歇尔访华的第一天，彭丽媛全程陪同，外交部礼宾司前司长鲁培新指出，“不常见”，第
一天是“重头戏”中国社会科学院美国研究所研究员陶文钊认为，陪同时间长显示中方重
视，也根据交流需要安排。美国副总统拜登2011年访华时，时任国家副主席的习近平陪同
了八九个小时，还从北京一直陪到都江堰。至于第二天，彭丽媛就陪同丈夫习近平出访欧
洲，作为主人的彭丽媛把客人独自留在“家中”，是否合适的问题，外交部公共外交咨询委员
会委员，前驻瑞典、新西兰大使陈明明表示，习近平主席出访日程早已定下，美方对此很清
楚，因为美国总统奥巴马也去荷兰，应该理解。陈明明提到，彭丽媛作为主人，在米歇尔正式
展开访问的第一天全程陪同，招待迎宾的礼数都已尽到，且会见晚宴中习近平主席也出席
了。如果米歇尔能早来几天会更好一些，果换一个时间来又或将是另一种情况，比如在米
歇尔离京赴西安和成都前彭丽媛会再与其见一面，但也不一定会同去。
影响到接待规格的因素:
①对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，
往往以高规格接待。
②意外因素。一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让
他人代替，致使接待规格降低。遇到这类情况，应该尽量提前向客人解释清楚，向客人道歉。
③参照惯例。对以往接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。
二做好接待准备
1.制作接待工作筹备表
接待工作筹备表是在接待日程表的基础上，结合接待工作的要求，将每项工作细化，并落实到具体负责人。接待筹备表经领导审核通过后，要在负责领导主持下至少召开一次协调会，明确分工与责任。协调秘书，起着全程跟踪与协调的作用。
2.准备接站工作
根据来宾身份及抵达日期、地点，安排有关领导和工作人员到车站、机场码头迎送。可事先准备好接站牌或手提扩音喇叭等。
3.预订来宾的住宿房间
根据来宾的身份和具体要求，可在宾馆、酒店预订标房或套间。如有定点饭店或者单位内部接待场所，房间价格可采用协议价格。预订数量上应略有富余。
4.准备餐饮及宴请
根据单位规定标准及来宾的饮食习惯，确定好伙食标准和进餐方式。一般而言，接待来访团体，接风和送行需要正式的宴请，其他时间可以简单一些。
案例
元首夫妇和外国政要来访，中方作为东道主一般会主动提出安排下榻钓鱼台国宾馆，但对方也会提出自己的要求。米歇尔没有住钓鱼台国宾馆，因为美国客人比较喜欢住外边，可能觉得比较自由。距美国驻华大使馆仅1公里的金茂斯汀大酒店几成接待美国政要的“惯例”之地，2008年开业不久就迎来到京观看奥运会开幕式的美国前总统小布什一家老小。2009年履新国务卿的前第一夫人希拉里·克林顿也下这里。
21日晚，国家主席习近平携夫人彭丽媛在钓鱼台国宾馆宴请米歇尔。
米歇尔的七天行程，饮食方面则颇具中国特色，有新派烤鸣大董红烧肉手工神面四川火锅等。
5.准备工作用车
根据接待规格和来宾的人数制订用车方案。把用车方案复制一份给车辆调度人员，协调接待日的用车，确定司机、行车路线等。
6.准备有关资料
准备来宾来访所需的资料，如领导发言稿、交流材料、协议书、欢迎词等
7.准备文化娱乐活动
如有需要，可安排娱乐活动，预订景区或演出的门票，或外包给旅行社，选择旅行套餐8.准备礼品
如有需要，准备有纪念意义或本地特色的礼品或纪念品。注意要避开不同民族不同国家、不同宗教的禁忌。
→案例
2014年3月21日，巴马夫人米歇尔参观北京师大二附中，参观结束时，学生代表向彭丽媛和米歇尔赠送了写有校训的折扇。22日，在北大，北京大学党委书记朱善璐子米歌尔英文版《中华文明史》作纪念23日，米歇尔登慕田峪长域，获赠一份证明她来过长城的“登城证书”以及一块长城城砖的复制品。
9.准备新闻报道工作
如果来宾有重要身份或活动具有重要意义，应提前邀请新闻媒体采访，准备活动的新闻通稿。