（1）词语选用因文而异。
现行行政公文词语的选用严格受到语法逻辑的约束，一般要采用常规的方法，但又要因文而异。首先，不同性质的公文，对词语和句式有不同的要求。指挥性公文如命令、决定、通告、通知等，由于政策性、指导性强，因此要多用概述性和指令性词语。述性词语具体、朴实而概括；指令性词语带有明显的规定性，显得严肃、肯定、明确，不含糊婉转。如“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、“不许”、“杜绝”等等。公布性公文如公告、通告等，由于周知性强，因此要选用说明性词语，文字简明扼要，力求通俗易懂。报请性公文如报告、请示等，由于是向上级报告、请示，因此要选用陈述性和说明性词语，恳切明白。通联性公文如函等，是机关之间联系工作、沟通信息用的，因此要选用商性、征询性词语，不卑不亢，以诚相待措辞得体其次，在下行文中多用能愿动词和带动词性宾语的动词。公文原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此要多用“要”、“可以”、“必须”、“应当”等能愿动词。也常用“加以”、“予以”、“给予”、“严加”、“严禁”等带动词性宾语的动词。如:“对于违反居民身份证管理的行为，情节较轻的，应当给予批评、教育:情节较重，构成违反治安管理行为的，依据《治安管理处罚条例》予以处罚。”
（2）大量使用“的”字结构。
“的”字结构是由词或词组加“的”构成相当于一个名词。行政公文语言中的“的”字结构，大都由动词性词组加“的”构成并常作介词“对”、“关于”的宾语，构成介宾结构。例如“地方各级人民政府所作的减税规定，都要逐项审查。凡违反税法规定和超越权限的，要立即纠正:在管理权限以内减免税不当的，也应停止执行。”“对掺杂使假单位的主管人员和直接责任人员，以及支持、包庇、纵容掺杂使假行业的领导人与责任者，要给予行政处分；对情节严重构成犯罪的，要及时移送公安、司法机关依法查办。”使用“的”字结构，能使现行行政公文语言产生简明的效果。
（3）科学地选择句式和运用修辞手段。
根据公文内容表达需要和语体特点，公文语言基本上采用主谓句。主谓句中有较多的长句，而长句的构成有以下几种方式。
①用介词结构作修饰语。通常有两种情况:一是标题中用介词结构，如《关于××××的通知》；二是正文中用介词结构常用的介词有“为了”、“对于”、“根据”、“依照”、“自从”、“在”、“由”等，如“为了充分调动饭店职工的积极性，在不断提高服务质量、努力增加经济效益的前提下，要不断改善职工的福利待遇”。多用介词结构，能够使语言表意更为严密。
②使用并列成分。在公文句子的各个位置使用并列成分，可以使语言简约。如“但最近几年来，在农村出现了重化肥轻有机肥重用地轻养地、重产出轻投入的倾向”。③使用并列复句和递进复句。公文语言里联合复句，两个或两个以上的分句之间不分主次，并以并列关系、递进关系的复句为多并列关系的复句，分句之间分别说明几件事或几种情况，用关联词“既……，…来表示；递进关系的复句，后一分句比前一分句更进一层意思，用关联词“不但…，而且…”来表示。
④运用适当的修辞手段。公文语言的运用，也需运用一定的修辞手段，但为了保证公文的准确性，避免虚浮失实，一般只用比喻、对比、排比、对偶等少量的修辞格，而不用夸张、比拟、反语、双关、象征等修辞格。
（4）以叙述、说明、议论为基本表达方式，排斥描写与抒情。
公文中的叙述具有“直略性”的特征，即叙述平铺直叙，简略概括。从叙述的时间顺序看，它只求清晰有序，不求生动曲折，排斥倒叙、插叙和补叙；从叙述线索处理看，对于发生在不同地方、不同单位性质相同的事件，只抓住共性“合叙”，而不一一分叙从叙述详略看，只用概叙，不用详叙。叙述的基本形态（或叫方式）有交代型、陈述型和例证型。没有普通记叙文中的描述型。交代型，即对有关情况作出简要介绍的叙述形态。如某些决定、通告、通知、意见等公文的开头对“背景”的交代。陈述型，是一种有条理地陈述事件过程的叙述形态。如情况报告中对某种情况或事件的陈述，工作报告中对工作过程的陈述，通报中对通报事件的陈述等，都表现为这种叙述形态。例证型，就是举出事例，为某种论断提供事实依据的叙述形态。某些决定、意见、指示性通知常用这种叙述方式。公文中的“说明”是对“具体事务”的事由及其相关事宜的交代与解说。因此，公文说明的表达方式具有“事务性”特征。其基本形态有表白型、告晓型和指令型三种，没有普通说明文中的对事物、事理作纯客观说明的纯客观型。表白型，即把需要诉诸对方的情况或意图直接表白出来，以获得对方理解、认可或允准的说明方式，如一般公文的写作缘由与目的、请示的缘由与事项、批复的依据或理由、商函的商洽或函请事项、复函的依据或理由、答复报告的答复意见等，均呈这种说明形态。告晓型，即把需要对方了解或公众周知的事项或情况知晓出来的说明形态。如批复与复函的表态，通知、公告、通告的知照事项，报告的汇报事项，会议纪要的决议事项等，往往呈此种说明形态。指令型，即把需要对方下级机关或有关单位与人员执行、遵守或注意的事项指示出来的说明形态。所有下行文中的有关处理方案、实施意见、工作要求、规定条款、遵守事项、注意事项、生效时间以及审批函中的实施要求等，都呈这种说明形态公文中的“议论”与普通议论文中的议论有较大区别。普通议论文或取“立论式”，或取“驳论式”都是论点、论据、论证“三要素”俱全的完整议论，公文中的议论具有“简捷性”特点，常取比较简单的论证形式，直截了当地亮出作者的观点，无须展开多角度、多侧面、多方法的复杂推理论证。公文议论的“简洁性”特征，决定它的表达目的重结论而轻过程，重“断”而轻“论”，且议论常与叙述、说明交织在一起。因此，其议论形态主要表现为述断型、说断型和论断型三种，没有普通议论文的“多重推理型”。述断型，“述”即叙述，“断”即判断、下结论。即在叙述某一事实的基础上，就事论事，顺理成章地提出作者的看法，这是一种叙议结合、据事说理的议论形态。这种议论常用于嘉奖令、表彰决定、表彰或批评性通报、工作报告、情况报告等的背景交代或举例论证中。说断型，“说”，即说明。即在说明某种情状的基础上提出作者的看法。这是一种说议结合、据情（情状）说理的议论形态。如“老铁山是候鸟迁徙的重要停敬站，每年有大量的各种各样的候鸟经过这里停歌（说明），认真管理好这个地区，对于保护候鸟资源有着重要意义（断语，即作者看法）。”这种议论常与“表白型”、“告晓型说明结合在一起使用。论断型，“论断”即推论判断。这是一种简单论证、据理说理的议论形态。它类同普通议论文中的推理论证，但简捷明了，常取单层“因果论证”结构:有时由因推果，有时由果溯因。“因”即原因，是推断“果”的条件:“果”就是结论，即断语。这种议论常用于大型公文中，小型公文如颁发、转发或批转性通知以及报告、通报等也有用到。