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（一）语言的概念
应用文的语言是写作者叙述事实、传达思想、发感情的一种工具。语体，是文章的语言风格，是为了适应不同的交际需要而形成的语言运用体系。人们运用语言进行交际、表达思想情感时，不仅要遵守语音、词汇、语法的一般规范，而且要善于使用各种相应的语体，否则，就会与语言环境不协调，影响表达效果。
（二）语言的特点
应用文在长期的使用过程中，逐步形成了自己独特的朴素文风。述事求实周全，说理平实严谨，说明质朴明快，常用直笔，风格庄重，朴实自然，在语言运用上形成了一种独特的体式，即以记述为特征，以实用为目的，不着意追求语言的艺术化，也不以语言的生动为主要标准，而是把语言的准确、平实、简约、得体当作最基本的要求。
1.明确
明确就是表达明白清楚、准确贴切，数字运用精确规范，做到不产生歧义，不引起误解，能够使人们看了就懂，并可以付实践。为了使语言明确，一般排斥口语词语和方言词语，不滥用简称、略语，句式严密，使用陈述句、祈使句而不用倒装句、感叹句和省略句，还要注意正确运用各种数量的概念。应用文写作会涉及许多数量方面的概念，如基数、序数、分数、倍数、确数、概数、绝对数、相对数、平均数、对比数、百分数，以及表示各种程度、范围、读率、时间等的概念，对这些数量概念的运用与表达要准确规范。
2.平实
平实就是所使用的句子平淡无奇，实实在在，朴实不虚浮。其特点就是不用或少用形容词之类的附加成分，不用或少用比喻、夸张、渲染、烘托之类的修辞方式，实实在在地叙述事实、铺陈景物、剖析事理。古人历来推崇平实的语言风格。老子说:“信言不美，美言不信。”用现代的话来说，就是办实事的语言不必追求华美，而华美的语言不实在，容易引起不同的理解，产生歧义。一般地说，应用文都采用平实的语言
3.简约
简约就是叙事简明完备，约而不失一词；说理精辟透彻简而不遗不缺既不冗长累赘，又不能言不及义。这就是开门见山，直截了当，实话实说，不绕弯子，不穿靴戴帽，不短话长说不故弄玄虚，不矫揉造作，而是力求言辞简明扼要，不变不枝，干净利索地表达。简约的风格在我国历来是极受推崇的。清人刘大说:“文贵简。凡文笔老则简、意真则简、辞切则简、理当则简、味淡则简、气蕴则简、品贵则简、神远而含不尽则简，故简为文章尽境。”为使语言趋于简约，一般应遵循“直截了当，用直笔而不用笔，要开门见山而不要转弯抹角”的原则，从特定的目的、特定的对象出发，把可以不说的话统统删除。删除繁文使用短句，注意习惯使用的语言模式。为适应言
”
简意赅的要求，应用文往往使用某些文言词语和特定用语，如“兹将”、“悉”等。切实弄清这些文言词语的含义和川法正确地使用它们，不仅能收到白话文所不能拥有的表达效果，而且给应用文平添了几分庄重的色彩。正确地使用这些术语，当然首先是行业内容的需要，但也是做到语言精简的一个条件。
4.得体
得体就是行文要根据不同的对象和场合掌握好恰当的分寸，语言要能体现作者处理事务的立场和态度要能为特定的需要服务。说什么，多说什么，少说什么，不说什么，怎么去说，怎样措辞，用什么语气，都要与特定目的、特定对象一致。俗话说“到什么上唱什么歌”，“看菜吃饭、量体裁衣”，这都是强调语言运用要受内容、目的、对象、条件的制约，要适应需要。正如列宁所说，“文体应该与内容呼应，文章的语言和口气应适合文章的论旨”。例如:内容是下达指标的，要庄重严肃；通报错误的，要说理严正；报菩祝捷的，要热烈欢快；商洽问题的，要谦诚相待；申请要求的，要恳切委婉；等等。从行文对象来说，上行文要侧重陈述事实，少讲道理，语气要诚挚谦恭；下行文既要有明确的要求，又要给下级留一定的机动权，用词应肯定平和；平行文则应尊重对方，使用平等协商的口气。