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写作中我们借以陈述事理、说明情况、提出对策、表情达意的一些具体方法和手段即表达方式。实用写作不仅要精心布局量体裁衣、词稳句实、格式规范，还要善于运用各种表达方式增强文章的表达效果。实用写作目的性很强，注重实效，文风平实，常用到的表达方式有叙述说明、议论，描写抒情追求写作的委婉细腻和情感的大起大落，因此不常用。不同的实用写作文体表达方式会各有侧重，同一文体中表达方式往往也有相互渗透、交织的表现。
【例】
中华人民共和国外交部声明
①2010年9月7日，日方在钓鱼岛海域非法抓扣中国15名渔民和渔船，并将船长扣押至9月24日。对这一严重侵犯中国领土主权和中国公民人权的行径，中国政府表示强烈抗议。
②钓鱼岛及其附属岛屿自古以来就是中国的固有领土，中国对此拥有无可争辩的主权。日方对中国渔民渔船的扣押、调查以及任何形式的司法举都是非法和无效的。日方必须就此次事件向中方作出道歉和赔偿。
③中日两国互为近邻，坚持发展战略互惠关系的方向，符合两国人民的根本利益。双方应通过对话协商解决中日关系中的问题，维护两国关系大局中方的这一立场没有也不会改变。
二一年九月二十五日
这篇“声明”以议论为主。其中三个段落，表达方式各有侧重。
①段首先采用概括叙述表达方法，“2010年9月7日，日方在钓鱼岛海域非法抓扣中国15名渔民和渔船，并将船长扣押至9月4日。在叙述事实基础上用了一个抒情式。
议论，“对这一严重侵犯中国领土主权和中国公民人权的行径，中国政府表示强烈抗议②段先采用说明方法，声明钓鱼岛及其附属岛屿为中方领土主权，日方对中方渔船的所有行为举措都是非法无效的。最后在说明基础上议论推进，明确表示日方应向中方作出道歉和赔偿
③段主要采用议论表达方法，直接摆明中方态度，指出中日友好符合双方利益，双方应对话协商解决争端问题。可以看出，全文是以议论手法为主，不管叙述还是说明，最后都归结为借议论发表见解，表明立场，从而使文意鲜明深刻，论述有理有节有力。这也符合声明这一文体的要求。声明是一个国家、政府或一个政党、单位组织对某一问题、事件表明态度、主张的文书，所以不可能纯粹叙述或说明，更不可能描述，而只能以议论为主。
一叙述
叙述是对人物事件等写作客体所做的或概括或具体的陈述交代。叙述是实用写作中最基本的一种表达方法，适合任何一种实用文体条理的叙述可以使受体对写作客体中事物的起因、发展过程或人物经历等有全面概括的了解，扩大文本的信息含量。叙述根据内容详略有概括叙述（略叙）具体叙述（详叙）之分概括叙述是对事物发展过程、人物经历进行简单概括介绍和记述，在实用写作诸多文体中被广泛运用。常用于实用写作客体内容的非重点部分，主要作用在于拓展文章叙述的广度。如《关于依法查处代售代办铁路客票非法加价和倒卖铁路客票违法犯罪活动的通知》开头部分:
各省、自治区、直辖市发展和改革委员会、公安厅（局）物价局、工商行政管理局，各铁局:
近年来，随着铁路旅客流量的逐年增长，铁路运能和运量的矛盾日益突出。一些不法单位和个人利用铁路客票供需矛盾，违反国家有关规定，在代售、代办铁路客票过程中非法加价，有的公然倒卖车票，牟取暴利，严重干扰了铁路运输市场秩序，侵害了广大旅客的合法权益。
这是一份指示性通知，目的是就“代售代办铁路客票非法加价和倒卖铁路客票”违法行为作出具体指示，交代工作任务和要求开头部分主要交代通知缘由和背景事件信息，应当简明扼要，精炼概括，所以采用括叙述。
具体叙述是对写作客体对象进行客观、尽、细致的记述，能让受体详细、完整获知客体对象信息。因此具体叙述中，叙述的六个要素一时间、地点、人物、事件、起因、结果一般完备无缺，比如通讯、新闻深度报道法律诉状中的案由部分通报总结中先进人物事迹等等，这样可以加深主题内涵的深度。
- 根据叙述先后次序不同，有顺叙、倒叙、插叙的区别顺叙是根据客体自身发展过程的先后顺序进行的一种叙写。顺叙行文的层次、段落和事件发展过程的先后次序基本上是一致的。叙写过程有始有终、由远及近、由内而外，富有时空层次感，可以眉清口楚展现写作客体发展变化过程，风格自然平实朴素。受体往往能很快了解客体发展过程，把握文章脉络，也符合国人的接受习惯。因此顺叙在实用写作中多用。如上例《中华人民共和国外交部声明》开头部分的叙述即运用顺叙手法简单介绍事件经过。倒叙是把客体最精彩的部分或结局置于开头部分，再按照顺叙手法叙写经过。这种有背事物自然发展顺序的叙写手法，目的主要是增强叙述的艺术效果，制造悬念，埋下伏笔，具有强烈的吸引力和感染力，在实用写作中要慎用，消息、通讯、经验总结、情况通报等可以考虑。插叙是在叙述主要客体过程中，出于表达需要插入另一片段的叙说。目的是扩展视野，丰富内容，使原有叙述时空更有纵深层次感。不管采用哪种方法，实用写作中的叙述都必须坚持实事求是，详略得当，线索清楚，明白晓畅，忌讳故布疑阵，曲折变幻，让受体费时揣摩不明就里。