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（一）主要问题
各级机关、机构、组织或单位所制发的公文都应有比较固定的版头。但是，有些文件的版头不是很规范，主要存在以下问题:
1.党政文件版头不分。党委工作部门使用行政机关公文版头，或行政机关使用党委工作部门公文版头有的行政机关向上级政府请示、报告工作，使用部门党委（党组）文件版头；向上级党委行文，又使用行政机关文件版头。
2.落款和版头不对应。本来是党委文件，却使用了党委办公室（厅）文件版头，有的甚至用了行政机关文件版头；本来是党委办公室（厅）文件，却使用了党委文件版头。本来是政府的文件，版头却用了政府办公室（厅）的；政府办公室（厅）文件又使用了政府文件版头。落款和版头不对应，党委文件落党委办公室（厅）的款，党委办公室（厅）文件落党委的款；政府文件落政府办公室（厅）的款，政府办公室（厅）文件落政府的款。
3.版头单一。一些部门不管是上行文、下行文，还是平行文，都一概使用一种公文版头。这样处理不能说不对，但是形式太单一，很难通过版头判断文件的重要程度。
4.版头多样。同一个单位发文，今天用这种版头，明天换那种版头，表现为:印发正式文件时，不使用已有的正式文件版头，而使用临时打印的文件头；用简报版头代替文件版头；用《送阅件》《阅件》、《请阅件》、《请批件》《呈批件》《阅批件》等所谓“版头”代替正式文件版头；用信笺纸代替文件版头，甚至干脆什么版头都没有，直接打印在白纸上。这样处理，失去了文件应有的庄重性、严肃性、权威性。5.设计不美观。有的文件，版头部分占了公文首页的1/2位置还多，认为这样做是为领导着想，方便领导作批示。有的文件，版头部分局促于公文首页上端1/10处，看上去好像没有“脖子”一样。还有的文件，版头中的“×××文件”、“××（文种）”字号要么偏大、要么偏小，笔画或者偏粗或者偏细，字形或者偏瘦或者偏肥，字体也不一致。这些都影响了公文的庄重和美观。
（二）规范办法
为有效避免上述问题，按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定，文件版头应符合如下要求:
1.版头文字表述要相对固定
一般讲来，正式文件版头有如下两种:
第一种:发文机关全称或规范化简称加“文件”2字。如《中共中央文件》《国务院文件》、《中共××省委文件》《省人民政府文件》《中共省委宣传部文件》《中共省卫生厅党组文件》、《××省卫生厅文件》等。
第二种:发文机关全称或规范化简称加“）”标明文种。如《中共中央办公厅（通知）》《国务院办公厅（报）》《中共省委（报告）》、《××省人民政府（批复）》《中共××省委宣传部（通知）》《中共××省卫生厅党组（报告）》《××省卫生厅（请示）》等。
其他不符合上述要求的《送阅件》、《呈阅件》、《请阅件》《请批件》《呈批件》、《阅批件》等所谓的“版头”都是不规范的，不能作为正式文件版头使用。
2.科学设计联合行文版头
在公文处理实际工作中，联合行文的频率是比较高的，如中共中央、国务院或中办、国办联合行文，党委、政府或党委、政府两家办公室（厅）联合行文，平级机关（单位）联合行文等。对这些联合行文，在版头设计上应做到科学、规范。按照公文处理有关规定，联合行文的版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称。在实际工作中，一般针对如下两种情况把握:
第一种:党政领导机关联合行文，版头用主办机关名称。中共中央、国务院或中办、国办联合行文，党委、政府或党委、政府两家办公室（厅）联合行文，其版头都只标注党委或党委办公室（厅）1家。如:中共中央、国务院联合下发的文件使用《中共中央文件》版头，中办国办联合行文使用《中共中央办公厅（文种）》版头，省委省政府联合下发的文件使用《中共××省委文件》版头，省委、省政府两家办公厅向省委、省政府的“报告”使用《中共××省委办公厅（报告）》版头。
第二种:平级工作部门或单位联合行文，版头多并用联署机关名称。如省委组织部、省委省直机关工委、省人事厅联合下发的文件，就可以设计为如下样式:
中共省委组织部
中共省委省直机关工委（文种） 平级工作部门或单位联合行文，也可以只使用主办机关文件版头。比如:前述省委组织部、省委省直机关工委省人事厅联合下发的文件，内容是关于党政机关工作人员工资问题的，主办机关是省人事厅。该文件版头使用《×省人事厅文件》或《省人事厅（文种）》也是正确的。
在实际工作中，有的联合行文机关数量较多，若都一一标注于版头中，可能会占用大半个页面甚至更多，给人头重脚轻的感觉。在这种情况下，完全可以只使用主办机关的文件版头。这里需要提醒注意的是，联合行文的版头只有两种或者只标注主办机关名称；或者标注所有联署机关名称。那种认为联署机关过多，而只标注部分机关、忽略其他机关的做法，是不正确的，必须避免。
3.版头设计要美观大方
（1）版头部分约占公文首页1/3弱，置于公文首页上部。
（2）版头名称和版头下面的横线用红色印制。若用文种构成版头的，文种要用黑色印制。
（3）发文机关全称或规范化简称使用大号标宋字体，相应调整笔画的长短粗细、字距等，文种一般使用大号楷体字。
（4）套印版头时，其上下、左右的位置要套印准确。