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一、检索代码
适用于全国省、部级以上党政军机关、人民团体及其他机构发布的公文（略）。
二、份号
文件份号是依据同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识000001~99999）。
份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置。一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。标识文件份号的目的在于对公文加强管理，“对号入座”。在登记、分发、清退时，须对号核清。
对于小批量发文或非铅印的发文可用打号机打号。
三、秘密等级
国家秘密关系到国家的安全和利益，它依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员所知悉。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）。
划定密级应按国家有关部门规定或本单位制定的“划密纲目”进行。
平件（普通件）也是相对密而言的。所谓普通，并不意味着可以随便处理，也应谨慎安全地处理和管理。除发布性公文，都是在机关内部运转的，随便处置，同样会给工作带来不利和损尖。
国家秘密的标识为“★”，前标密级，★后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用3号黑体。如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为30年，机密件保密期限为20年，秘密件保密期限为10年。若是普通文件，无密级限制，则此位置空缺。
保密期限的具体标志方式可分为以下4种:
（一）保密期限在一年及一年以上的，采用如下方式标志:“机密★5年”
表示此件为机密级国家秘密，自密件产生之日起满5年后自行解密。
（二）保密期限在一年以内的，采用如下方式标志:
“秘密★6个月”
表示此件为秘密级国家秘密，自产生密件之日起满6个月后解密。
（三）保密期限为长期的，采用如下方式标志:
“绝密★长期”
表示此件为绝密级国家秘密，保密期限为长期，只有有关中央国家机关或者其授权的机关才能决定解密。
（四）保密期限不作标志的，采用如下方式标志
“机密★”
表示此件为机密级国家秘密，各有关机关、单位对此件的保密期限可按20年认定。
注意事项:
1.有的文件在间隔横线上方右部或左部加盖红色密级印记，使密级更加醒目。这在基层单位常用，因为处理文件的不是专职文书人员，而是车间、科室干部，这样更能引起他们的注意。
2.有密级的文件在发送时，应在封套上加盖与文件密级一致的印记，如“绝密”文件盖“绝密”印，秘密文件盖“秘密”印。为了保守国家秘密，带密级的秘密文件要由机要通讯部门传递，禁止用平信或挂号信邮寄。
四、紧急程度
紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求。公文按紧急程度一般分特怎件、急件和普通件，还有限时送达的。标明紧急程度，是为了确保公文时效，使紧急事项得到及时处理。普通件是可以按正常程序、速度形成和处理的公文，这是大量的，不需标明。凡标明急件、待急件的公文，都需比普通件更快地形成、传递和处理。特急件的印制必须在规定的时限内完成，做到急事急办，特事特办。标明紧急程度只是对一部分确属紧急的公文才需要，不能任意提高紧急程度，防止滥用急件。如果都是急件、特急件，办公部门不能一下子印制出来，反而影响真正急件的及时处理。
紧急程度标记印制在密级下方，采用8号黑体字。凡是急件、特急件，都要在封套上加盖和公文紧急程度致的红色印记，以便在传递、拆封时都按急件处理。
为了提高传递速度，有的单位在向部报送紧急公文时采用电话传真的方式，它虽然可使受文单位立即开展工作，但发文单位必须立即报送正式公文。
在印制紧急公文时，一定要严把质量关，严防出差错。五、版头
它包括两部分:一是由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称（如“中共中央文件”、“国务院文件”、“航空航天工业部文件”等）二是间隔横线。文件名称用大号字体位于间隔横线上方正中央。
版头一般套红印刷，表示机关郑重的文件，因而有人称为“红头文件”。中小机关一般只需设计、使用一种版头，高级领导机关根据文件的性质、作用，可设计几种版头。但一个机关内部不宜印制过多版头。如航空航天工业部机关除印制了部、厅发文“航空航天工业部文件”版头、“航空航天工业部办公厅文件”版头外，其余业务司局共同使用“航空航天工业部司局文件”版头。
党内公文和行政公文在间隔横线上应有所区别。即党内文件在间隔横线正中间缀一红色五角星，行政文件则不加五角星。
几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。若没有联合的“红头”也可用“白头”，与红头文件有同等效力。联合发文要注意相互关系，一般平行单位之间、同级党政机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机关内有关职能部门不能联合发文。
版头字体的选择以醒目、美观、大方为原则。企事业单位版头的字体高度不应超过20mm，版头字的下边沿距间隔横线20mm。
间隔横线距文件纸的顶端根据行文关系不同分为两种:上行文:135mm
平行文、下行文:105mm
间隔横线宽0.5mm左右，长135mm左右。
联合行文时，可使用小初号宋体字。
联合向上行文时，印制的版头可适当减小批示域。
发文机关名称较长时，字体及其排列可视情况而定。印有版头的纸称为“版头纸”（简称“头纸”），一个单位一般应有两种头纸，即上行文头纸和平行（下行）文头纸。六、发文字号
发文字号是由发文机关按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件代号。它由发文机关代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成（称为发文字号三要素）。确定机关代字的基本原则是:统筹、准确、简短、易别。统筹:本机关代字与机关内各业务部门代字应统一编排确定。如航空航天工业部代字为“航”，科技司为“技”、计划司为“计”等。准确:选择最能反映机关本质属性的字作为机关代号。简短:机关代号通常以2~4个字为宜，太长了不便记忆。如“中航技技综字”就显得太长。易别:确定机关代字，要容易区别，不要发生混淆。如军用飞机系统工程司用“军机”，民用飞机系统工程司用“民机”等。正确、科学地编排发文字号，有助于公文迅速、准确地处理，其作用主要有两点:
.便于处理。编写了发文字号，便于公文的处理，其表现有三:第一，便于收文机关登记；第二，便于办理。它既便于收文机关向所发文的主办单位联系，又便于收文机关向所属的有关部门对口交办；第三，便于查找。如只知公文的标题，不知公文的发文字号，面对众多文件，一时很难查找，若有发文字号，便可迅速查找，及时处理公文。
2.替代原件。公文的正文中引用文件的顺序是先写发文机关，再写文件标题，最后写发文字号（用括号括起来）个别情况下，如被引用公文的标题很长或受文单位对被引用公文很清楚，为使行文简洁，可引用发文字号以替代原件。如批复中常写:“你单位厂财字1990272号文悉。…”发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线。
注意事项:
1.发文机关代字、年号、顺序号的次序不能颠倒。年号应写全称，年号外应使用六角或方括号而不能用圆括号，以便于引用，也符合标点符号的使用规范。
2.机关代字应做到与版头、落款和印章四统一。如计划司起草的部发文代号为“航计”，则“航计1991】××号”的文件版头应为“航空航天工业部文件”，落款应为航空航天工业部（一般省略），印章就为航空航天工业部印章。
3.正式公义都要编排发文字号。对于发文份数特别多的例行公务文件或某类专项公文（比如干部任免），可以单独编排发文字号。个别文种（如令、公告、布告、通告）可以省略机关代字和年号。
七、签发
上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人。
标注格式为:在发文字号后（空两个字），打印“签发人:×××”，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。