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一、修改的意义
公文修改，是指公文初稿形成以后送到公文主管部门审核前由拟稿人或相关群体对公文内容和形式所进行的深加工过程，是公文撰写的必要程序。意义有三:
（一）修改是提高公文质量的要求
公文初稿多半是按编写提纲草就的毛坯，从立意构思到布局谋篇，从遣词造句到逻辑推理，都有检查修改的必要。毛泽东说:我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。正所谓:“公文要生彩，需做百改。
（二）修改是工作职责的需要
机关公文如果主旨有误，表述失准，就难以发挥其工具作用，发文机关也就难以正常行使职能，公文当然难以产生特定效力。修改公文是起草者、管理者的职所在。如果敷衍塞责，应付了，小则影响一个地区、一个系统、一个单位的工作，大则可能出现社会动乱、经济衰退的破败惨状。
（三）修改是提高公文写作能力的需要
公文的承拟、构思到拟纲、起草，均需不断深化、不断修改、不断提高。任何文思敏捷、文辞犀利的人，都不敢说每篇公文都能一挥而就，一字不易。修改，首先是一个自我发现、自我修正、自我完善的过程。公文真正达到内容求深、语言求新、形式求美的境界，就必须发扬“吟安一个字，捻断数根须”的苦吟精神，只有反复推敲修改，才能不断提高自己。
二、修改的重点
（一）论证主旨
一看主旨是否正确。如果主旨错误，其他方面写得越好，与主旨就可能背离得越远。二看主旨是否显明，即主旨表现得是否突出，挖掘得是否深刻。只有以主旨统帅全篇，以小题烘托大题，才能上下连贯，左右平衡，前后一致。
（二）删材料
材料作为主旨的论据是公文赖以存在的基础，因此选材需要真实、典型、新鲜。材料如果失实，就使公文的思想、观点和措施的正确性和可行性大打折扣，轻则有失公文的权威，重则伤邦误国。因此，必须善于发掘第一手材料，及时补充代表性强、说服力大的典型材料，删除不能有力表现主旨或与主旨关联不大的材料，善于使用那些通过精雕细琢而充实丰润的生动形象材料。
（三）整建
公文质量的高低直接关乎布局谋篇的好坏修改时首先查脉络走向脉络本是中医对动脉和静脉的统称，这里借指公文的层次安排。总体要求是以主旨为纲。如果发现主次不分、前后重复、轻重倒置、次序混乱的现象，就要实施“大手术”，全面进行调整组合；如果发现局部问题，就要实施“小手术”，进行小修小改小调整。其次查前后衔接。段落之间力求首尾衔接，过渡自然，文气通畅。
（四）修改文字
一查文字的使用是否正确。彻底纠正错别字，全面更正异体字，坚决不用繁体字。二查语言的锤炼是否精当，即根据现代汉语语法规范把公文中笼统的词句改具体，把易生歧义的词句改准确，把含糊不清的词句改鲜明，把语法不通的词句改顺畅。还要删除多余的字、词、句、段，剪去文，剔除语。三查公文用语是否合体。
（五）正标点符号
标点符号是书面语言的有机组成部分和不可缺少的辅助工具。拟稿人员必须严格执行《标点符号用法》，对标点符号不仅使用驾轻就熟，而且点放的位置也要运用自如。修改时，要对标点符号的使用情况进行全面检查，不放过一个疑点，不允许一个失误。三、修改的方法
（一）反复推自我修改
文稿拟就之后，自己慢读细品，逐个推敲一旦发现缺字丢字、语句不通、文气不畅等问题要立即加以修改。
（二）主密易位，修改
比较重要的文稿，自己经过反复修改仍然不能准确答疑解惑时，可请同事来个主客易位，把心中疑点和盘托出，请对方作答，疑难问题往往迎刃而解。
（三）广征博求，全员修改
特别重要的文稿，如国务院、省、市的政府工作报告》经国务院或地方人民政府常务会议讨论修改后，还要向社会各界广泛征求意见，再做最后修改。